为项目成功的“磐石”,没有了关键用户,也就没有ERP项目成功的这一天。
从上面的案例来看,ERP项目的关键用户在项目实施的关键时刻(ERP系统上线)离职,对于ERP项目的打击是毁灭性的,面对问题我们需要积极去应对解决,但我们能否有更多的反思,那就是如何选拔培养ERP项目的关键用户呢?我认为可以从以下几个层面展开思考:
1、 关键用户的选择标准:风险的识别越早越好,“选对人,做对事”,对于关键用户的选择其实还是大有讲究的,只有把关键用户的人选择对了,那么后续的项目就好做了,那选择关键用户一般会有哪几个标准呢?
a) 熟悉业务:这是必须条件,只有对熟悉甚至是精通本岗位的业务,才有可能成为ERP项目的关键用户,才能够在进行流程与体系梳理的时候给出专业意见;
b) 稳定性强:一般而言,精通本岗业务的员工,都是企业的骨干员工,在企业的任职时间不会短于2年,往往这个时候的员工对于企业已经有了一定的忠诚度,但也不排除因为外部诱惑、职业发展空间等等原因造成了骨干员工流失的情况,而在ERP项目实施期间需要特别注意这个问题,需要挑选愿意在企业长期发展的员工参与到ERP项目实施的工作来,一来能够保证项目实施的成功,二来能够通过项目实施提升员工个人能力。甚至也可以通过ERP项目实施来考察员工是否达到向上晋升的条件;
c) 沟通与协调能力强:ERP项目实施过程,是与业务部门不断沟通,不断推进的过程,这个中间需要关键用户能够为乙方顾问协调业务部门的时间,参与业务调研访谈,获取领导或更高层对项目的关注或支持,等等这一切工作有一些项目经理的工作特征,而沟通与协调能力就成为非常重要的能力了,只有这样的关键用户才能真正起到项目的推进作用;
d) 总结能力强:对外要求能够沟通,对内要求就是能总结了,ERP项目实施的过程中有大量的文档需要编写,而文档编写的过程其实就是对流程、对业务、对数据进行总结分析的过程,这就要求关键用户的总结能力比较强了。否则关键用户未来也很难在乙方顾问撤场之后承担起ERP项目的运维与推广工作。
当然,有人要说,如果按照上述四个标准来找人的话,太难为人了,企业中的关键用户哪里能到这么强的人呀,要真有这么强的人好歹也应该冒出来是个部门经理了吧。的确,这样的完人可遇不可求,但是要注意一点,我们找的关键用户往往不是一个人,如果我们通过合理的人员搭配,应该还是能够找到上述几个能力的人员的,比如我喜欢用的一个关键用户的搭配方式就是:2个老员工,司龄都在3年以上,其为业务的熟悉程度与稳定性不用担心,同时这两人当中,应该一个人是部门经理层人员,能够承担项目协调人的角色,而另一个承担业务领域的专家角色;2至3名新员工,甚至是大学的应届毕业生,这类员工一定要求总结能力强,能够写文档,这样的话关键用户基本上就齐整了。
2、 关键用户的备份机制:在项目实施过程中,很重要的一点是需要形成关键用户的备份机制,也就是我们需要确保不要把希望寄托在一个人,或者是一个部门身上,这往往是很危险的,如果是这样的话,这个人离职了,或者是生病住院了,或者是老婆生孩子了,不管怎么样,只要这个关键用户有个什么事,你的项目铁定受影响。同时,备份的时候最好是可以选择不同“派系”的人员做备份,因为这样的话一来不管这个企业有着怎样的内部斗争,内部斗争有着怎样的结果,都对项目不会有特别大的影响。当然,要把两个不同派系的人捏到一块,这就要考验项目经理的能力了。
3、 项目实施的错峰机制:“项目不过年,过年不卡点”。这是我在ERP项目实