风险因素。一个SAP项目,须对这些风险因素进行量化分析,有针对影响度大的各种风险提出控制对策,在上述化工企业的SAP系统建设中,
我们提出下面的关键措施和控制方法:
(1)如何使最终用户积极参与。最终用户的积极参与是项目实施成功的重要条件,因为他们是项目的使用者和受益者。但是在实施过程中,他们将面临业务流程改变、新老系统并行、业务技能更新、工作量和工作压力增加等挑战,积极引导和帮助他们克服暂时的困难,看到新系统将给他们带来的好处。
例如:
①通过企业宣传栏、内部报刊、各种会议等方式,大力宣传实施本项目给企业将会带来的好处;
②选择适当的面向最终用户的培训以增强信心;
③鼓励最终用户对项目的关心和参与,在讨论各种业务解决方案时注意和征求最终用户的需求和看法;
④在大量整理和录入校对财务数据时,适当增加临时人员帮助工作;
⑤制定奖罚措施,包括竞争上岗,培训证书,荣誉和奖金等。
(2)如何得到领导层的全力支持。领导层的全力支持是必不可少的。我们必须尽一切可能争取他们的关心和支持。例如我们要求客户方项目经理最好由公司付总专任或兼任;定期或不定期,口头或书面向领导层汇报;
在考虑解决方案时要兼顾信息共享和数据的安全保密性,既要保证上级机关及时准确地得到需要的数据,又要兼顾企业业务活动的相对独立性等。
(3)如何处理好业务流程和岗位整。随着新系统的实施,必然会对现行业务流程加以调整。这些调整将会导致一些部门和岗位业务内容的变化。有些岗位甚至会撤销或合并,同时将会产生一些新的工作岗位。
例如:制作应收应付会计分录将主要由财务岗位改为销售或采购岗位,在进行销售公司处理的同时由应用系统自动形成。这样原先的分录制单,复核岗位工作量就大大减少,月末财务和销售部门间的对账也不再需要等;
另一方面利用新系统,财务部门可以加强预算管理和预算控制,加强现金流量管理和预测,可以细化各类经营业务的成本和获利分析,从而指导业务活动的良性运作。
(4)如何避免实施人员变更影响项目进度。实施人员的变更是不可避免的,对所有实施人员所做的工作都应有文档记录,经客户方确认的文档应交由专人保管,包括纸张和电子介质。所有的需求,承诺和解决方案等均以书面签字为准。不得随便更改其中的内容。除非通过同样的审批程序进行。
这样新的实施人员可以通过阅读上述文档,很快进入工作状态。对前任工作成果的修改控制可避免一些不必要的返工。
(5)关于新老系统数据转换的风险。数据转换将影响项目系统功能的实现,提出下列风险防范措施:
①尽早确定数据转换方案和新老数据对照表;
②调整系统解决方案,寻找可替换的数据来源;③找到无法提供数据的原因并设法解决;④在数据转换前先进行原有数据的审核。
(6)SAP项目合同内容的风险。
3 SAP实施后的风险
企业在成功实施SAP项目后,也将面对与实施前一样的风险。在未来的五到十年中,是否有一个扎实的SAP风险管理机制将决定了企业是否能在最初的SAP投资中真正获益。
在SAP系统的维护阶段,其主要的工作内容包括:实施后投资审计,业务的继续提高,技术的改进和提高,最终用户的继续培训。而企业也将往往遇到以下问题:没有流程化的评价系统输出;由于企业停止继续系统升级,今天的企业系统成了明天的被取代系统;对系统设置的理由没有做足够的文档;SAP关键员工的流失,对企业系统缺乏总体上的组织学习能力;对企业系统的正常输出缺乏管理能力等。俗话说得好:“磨刀不误砍柴工”。
在项目开发过程中,一个成功的风险管理可以防止和减少项目中潜在问题的影响,它是处理危机的有效处方。在项目生命周期内,一个优秀的项目管理人员应在风险反应和风险预防之间达到一种平衡:当风险没有出现时,风险管理有助于你通过科学的分析和方法,降低风险发生的概率或转移风险,减小风险损失;当风险出现时,风险管理有助于你采用一种经过深思熟虑的解决方法去快速的做出反应,从而减小风险对整个项目所造成的影响。
4结语
总之,无论在任何SAP项目实施的过程中,即使实施的环境存在诸多差异,面对各种各样的实施困难,始终都需要分析潜在的实施风险,并且加强对SAP实施的风险控制,从而降低项目实施的风险,这一切对于SAP项目的成功实施有着重大的意义。