件项目小组通过调研了解到情况后,结合正航ERP在两岸的一些化工企业的实施经验,经过几次商讨以后,才提出了比较理想的编码方案——将年度和展销会纳入编码前几位,而产品的特征,如组合情况、颜色等由娜其尔人工介入,按每期情况自定义,纳入编码后几位。
实施100天以后,项目开始并线运行。在正航软件公司的建议下,项目上线之初娜其尔保留了手工做账模式,系统、手工两套账并行。这是确保员工在适应ERP的环境过程中,不因为遗漏单据数据的录入而出错,但这样无形中加大了娜其尔相关员工的工作量。
此时正值娜其尔为了完成欧美客户圣诞节的订单而业务最繁忙的时候,时间非常紧,两条线同时忙碌。相关员工常常要加班加点录入数据,大大加重了他们的负担,而且匆忙之余难以保证数据的准确性。为了不影响业务的正常运行,同时保证ERP的实施效果,不因为业务繁忙而导致导入的数据不准确,降低员工对ERP的信心,毛文证决定暂停ERP的实施,还是采用手工方式处理业务。
也许很多人认为,娜其尔的ERP项目可能会就此失败。然而,事实却远非如此。过了那个业务繁忙的季节,毛文证重新将ERP项目提上日程,将原来所遇到的问题进行重新梳理。第二次启动,前期的积累并没有白费,有了第一次的经验,企业更有经验,同时更清楚自身的需求,因此,实施起来反而事半功倍,很快即宣告上线成功。
走进发展快车道
功夫不负有心人。次年初,停滞近两个月的正航ERP终于开始正式应用,而且给娜其尔的管理提升提供了非常大的帮助。毛文证总结了以下几点:
首先,系统为娜其尔的信息保存和维护提供了一个很好的平台,使得管理更加规范。系统使得娜其尔的内部流程和人员责任得到固化。这样,毛文证不用像很多企业那样担心熟悉业务的业务人员离职后找不到经验丰富的继任者了,新的员工借助固化在系统中的流程就能快速适应新的工作。
其次,借助系统的应用,娜其尔的业务信息提取、汇总和分析变得更加容易和准确,大大提高了整个公司的工作效率,并降低了整体的人力资源成本。
再次,系统清晰地记录了娜其尔的历史交易信息,帮助娜其尔更好地维护客户。值得一提的是,系统能够提供针对不同客户的产品历史报价,销售人员在报价的时候就有据可依了。此外,前文提到的各个国家不同的进口标准在系统中会有详细的记录,产品出口时相关人员只要查看这些记录就可以了,再也不用担心会忽略哪个进口国的要求。
最后,系统详细记录了进销存等各种数据,使得娜其尔的无形资产得到了保护。以前娜其尔的这些数据主要通过Excel文档来保存,很容易被人删除,存在很大的隐患。毛文证说,曾经有个公司的一位员工在离职的时候与管理人员发生冲突,离开前有意篡改了保存在Excel文档中的库存信息。事后,这家公司只好重新盘点库存。这种事情很难避免,而系统中的数据却不是一般人都有权限来处理的,而且即使删除了,还有备份。
这些,都使得快速发展的娜其尔大大减少了后顾之忧,在快速发展的同时保持稳健的步伐。至此,正航携手娜其尔的发展快车也将沿着化工行业信息化车道驶向未来。