绝未经授权人员操作ERP软件;预防未经审核的各种原始凭证输入系统;操作人员离开机房前,要执行相应的退出命令;根据本单位的情况,由专人保管必要的上机操作日记,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
3.建立计算机硬件、软件和数据管理制度
建立硬件、软件和数据管理制度的建立,要经常对有关设备进行保养、保持机房与设备的整洁等措施保证机房设备和计算机正常运行;确保ERP数据和ERP软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除;对有关磁性介质数据进行双备份,并且存放在不同的位置;对ERP软件更换、修改、升级和硬件设备进行更换时,要有一定的审批手续,并由有关人员进行监督,以保证ERP数据的连续和安全;健全硬件和软件的定时维护措施和有关防治计算机病毒、黑客等入侵的措施。
4.建立ERP档案管理制度
通过档案管理制度的建立,实现对ERP数据档案的管理,并由专人负责;做好ERP数据的防磁、防火、防潮和防尘等工作;对重要的ERP档案进行双备份,并存放在不同的地点;实现对磁性介质档案的定期检查与复制,防止磁性介质的损坏而使ERP数据丢失;同时对有关ERP开发设计有关的档案资料也要进行保管。
三、认真进行模拟运行
实施ERP这样一个大型的信息集成系统,涉及企业所有的主要业务部门,关系到各个业务流程细节,想不"排练"就直接拿到实际中去应用,具有极大风险性。不论是哪个模拟阶段,都要事先拟出模拟提纲,记录模拟过程和结果,寻求正确的运行方法。总之,要建立模拟运行的档案,作为项目管理的阶段成果和下一步改进工作的依据。
1.软件功能模拟运行(原型测试)
软件功能模拟运行的主要目的是为了弄清楚软件的全部功能,以及各个参数之间的关系及相互影响。列出现行管理流程与软件系统的流程之间的差异,分析差异,确定进一步的解决方案。这项工作是在软件己经安装完毕,由软件公司或咨询公司进行了软件应用培训后,在专家指导下进行的。
在软件应用程序培训的过程中,培训教材通常都有一个案例,事先设好一套现成的数据企业的人员按照教材规定的步骤,学习如何操作。学习的目的是要用软件提供的功能来解决企业的实际管理问题。
此外,企业还必须结合自己的情况,把自己设计的数据录入到系统中,再一次运行。可以只用极少量零部件(比如说15-30种)的产品来测试,但是必须包罗了企业在管理上需要解决的问题。
在传统手工管理中有许多参数是从来没有用过的,如排队时间、等待时间等类的问题,在建立工艺路线文件时,需要在原型测试阶段弄清楚这些参数如果不录入行不行?试一试如果留着空白会是什么结果,录入了又将是什么结果;数据偏大或偏小又是什么结果,影响有多大。这都是软件模拟要做的工作。千万不要遗留下很多"潜伏"的问题到以后再去研究处理,否则,不仅延误实施进度,而且还会挫伤员工士气。
ERP系统实施设计完成后,将进入系统运行阶段,然而在系统的运行过程存在着数据、转换、二次开发、安全等风险。因此我们必须对运行过程中的各种风险加识别并给以控制,来保证系统的安全顺利运行。
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