这是手段,不是目的;如果不理想的,要总结原因,并尽快出补救措施。
对于调研过程中存在的风险,用友在组建项目团队时就加以考虑,关键用户人员的选择的首要条件必须要熟悉本公司的业务流程。在调研业务的同时,不能从考虑如何方便本部门,甚至本人的角度出发,要结合公司的整体业务流程优化,使信息流畅通。只有部门的上下游畅通了,本部门才能有好的正确的信息流。对于客户提出的种种需求,我们要能本着咨询的角度,提出哪些是关键问题,如何分步骤的解决客户中提出的问题,不要为了一些辅助的功能而影响企业的信息化进程,更不要将自己的主要精力放在一些非理性不科学的问题上。
2.4系统建设阶段的风险控制
通过系统测试来完善实施应用方案,通过事前控制,避免事后的风险。用友实施方法论通过系统建设阶段的系统集成测试,既模拟运行来验证方案的可行性,并对于存在的问题进行记录,并提供解决方法,来优化系统的流程。
双方的项目组可以在周末进行正式数据模拟运行,每个部门的业务代表负责本部门的所有业务操作,并提供相关的报表要求。通过"感观"交流,提出有针对性的问题,避免那种盲目的赶进度的上线模式。
2.5切换准备阶段的风险控制
如何将切换准备阶段风险加以控制?我想从时间计划与数据准备的文档开始。对于静态数据的准备要注意以下几个问题:对于客户,料品等数据量不是很多(少于5000条)的相关信息,在刚安装软件后就可以进行整理与录入工作,这时需要向客户说明哪些字段是必须输入的,哪些字段是对本企业没有作用的,不需要维护的。需要强调的事,许多项目在实施前会提供较多的EXCEL的数据结构文档,让客户进行录入,再后从后台等导入,存在盲目性,客户准备了许多数据,可实际使用的却不是很多,严重的影响了客户的正常工作时间,以及对信息化的热情。对于静态数据量很大的BOM等信息,建议采用根据销售订单等信息来确定先后录入系统中的顺序。有的企业的BOM数据非常大(我曾经遇到一个客户有12万多条记录),如果一次录入,可能要好几个月时间,这样依据销售订单,确定哪些是近期要使用的BOM,这样为了不影响日常业务,就先维护这些。况且在企业当中存在较多的历史BOM,以后可能再也不需要了,这些BOM可以延期维护。
对于动态数据准确性的保证,用友的实施方法论中也有明确的规定。需要强调的是一个时间点的问题,以什么时间为基准最能减少企业的工作量,最能保证动态数据的准确性。如果在年初或者在一个月的月初,将企业的一些在单信息、在途信息、预约信息等进行严格的统计,对于财务信息,结合月报表等进行全面的统计规划。
2.6系统切换阶段的风险控制
系统切换阶段的工作量是非常大的,为了能使企业的业务长期的运作,不间断,往往会将老系统或者手工操作与新系统同时并行一段时间,必将导致他们的工作量大幅度的增长,如何减少这种工作量,控制这种对新系统抱怨的风险?通过用友实施过程的层层把关,已经保证了"并行"时间尽可能短。
工作暂时繁忙的背后,即将是信息化的时刻;让客户了解到:通过使用ERP系统,以后的工作不仅方便,而且可以给企业带来更大的效益,可以提高员工的素质等,让他们从被动的接受短时间工作量增多的心态,变为主动的接受心态。
2.7持续运行阶段风险控制
这就像戴明环PDCA一样,在用友的服务体系中一直以"与用户真诚合作,做用户可靠朋友"为服务宗旨,以"为用户创造价值"为最终服务目标。
在用友的客户群体中,有很大一部分客户认为:用友的顾问教会了他们解决问题的方法,教会他们如何正确看待企业的信息化:ERP项目的验收仅能说明企业已经开始进入信息化了,要想通过信息化创造价值,就必须充分的去体会它所蕴涵的科学的符合中国特色的管理思想。他们才是软件的驾驶者,通过软件为企业更好服务,而不是被软件的功能的种种问题所限制。
用友的实施方法论将提高客户的满意度作为目标,在提高自身交付能力的同时,给客户创造更大的价值。在持续运行阶段,用友公司制定了严格的体制保证项目的持续维护,确保客户项目的真正的成功。
3.结束语
用友实施方法论3.0,对于项目的风险进行了严格的控制,确保了项目的成功交付,也是企业要真正实现信息化的保障。
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