的事,必须要有业务人员和高级管理人员的参与。软件选择风险就源于企业没有定义好自己的需求,也没有恰当评估要选择的ERP系统,当两者不能匹配时,风险就产生了。缺乏明确的实施期望和企业目标是导致ERP实施失败的根本原因。
其次,ERP软件本身也存在许多不足。国外的ERP软件较成熟,系统集成性好、稳定性强,容易满足企业的需求程度,而国内的ERP软件则本土化些,较符合中国的会计制度。选择必须要深思熟虑。
最后,ERP系统还有一个客户化的问题。各类企业的生产规模和类型各不相同,特别是中国企业和国外企业相比,企业管理机制不同,人员素质差别较大,国外的ERP软件对于中国企业就有一个国情、厂情的问题。企业的变化是绝对的,ERP系统必须具备良好的柔性,能够方便用户二次开发,否则企业套上的就是一副枷锁。在二次开发前,企业还要慎重考虑、认真分析,在修改软件和改革企业现行管理制度上做出选择。
由此可见,企业减少决策风险,就要明确企业的需求,明确管理要达到的目标,并看到实际管理中存在的问题;软件选择时要考虑系统的开放性及软件对企业的适用程度,立足于企业当前和今后发展的需要;商品化软件应有配备齐全的文档资料,以满足用户化及二次开发的需求;选择软件时还要考虑供应商的信誉和实力,应有良好售后服务的支持;同时,企业原有资源在实施ERP软件时应能得到保护。
2.实施风险
在ERP系统的实施过程中会碰到各种风险,主要有实施队伍的组织、成本控制、质量管理和结果评价问题。
首先,ERP项目实施小组的成员应由具有丰富管理经验的咨询人员和企业中的管理人员、业务人员、技术人员组成,系统完全外包或仅由内部人员进行都会增加系统实施的风险。管理人员缺乏领导能力也是风险来源之一。在实施中协调各部门的工作、统筹安排所有参与人员、提高工作效率、避免扯皮现象则是降低风险的必要条件。
其次,要对实施成本进行控制。实施成本包括硬件费用、软件费用、培训费用、咨询费用以及维护费用等。而总体如何合理安排费用,将成本控制在预算之内,降低成本风险,是企业要认真考虑的问题。
ERP项目的投资之大足以令最镇静的CEO发慌,成本很难控制,并且企业往往会漏计其中的某些成本。第一,培训费用是最难控制的预算项目,ERP培训费用的不变规则是培训费用和时间将远远超过你的预期,几乎每个员工都必须学会一套全新的流程,ERP项目最重要的是强迫你在管理上做许多改变。如果培训费用不到位,企业将在以后付出更高的成本。第二,ERP与企业其它软件连接的集成测试成本也会被遗漏,连接工作消耗的时间和费用会超出你的预期。第三,数据的转换和分析也需花费大量的资金,原系统中的数据必须修正到与ERP实施流程相匹配,数据更新将是一件繁重的工作,而且还需根据企业的需求进行分析。第四,咨询费用将很昂贵,企业必须谨慎聘请咨询顾问,并明确规定其应达到的咨询目标。
最后,要对ERP项目的实施质量和结果作出评价。评价实施效果时,要对照实施目标,运用客观的评价标准和科学的评价方法,不能忽略任何环节。特别在项目流程中,应健全ERP项目的管理体制和运作机制,采用项目管理技术对实施过程进行控制和管理,科学实施计划、明确阶段成果、严格成果审核、通畅信息传递,兼顾控制和效率。
因此,科学的实施办法和程序是降低实施风险的主要方面。实施ERP项目时,要总体规划、全面实施、模块清晰、重点突破、有序进行;要设立专项机构,最高决策人员要参加到领导小组中,并具备足够权威和协调能力以及丰富的管理经验;对ERP项目涉及的人员则要分别进行项目培训,使管理技术和信息技术
有机结合;系统用户化之后,准备基础数据进行模拟测试是不可或缺的一个环节;走出磨合期后,系统就可以切换运行了。
3.其他风险
首先是安全风险。在安全管理上,普遍存在着不重视系统安全的现象。计算机系统存在被非法入侵的可能性风险。自然社会中则往往有意外事故或灾难发生,如水灾、火灾、地震等,这会给ERP系统带来毁灭性的打击。面对这些风险,企业应有周到的准备,在一开始就建立远程备份和恢复机制。
其次是外围风险。企业选择的ERP系统如不符合政府法规或行业要求,会导致违规行为,风险由此发生;项目如不能按期完成,会导致股东、客户及供应商的不满,企业将承担违约风险;当国内或世界经济出现波动时,企业可能没有足够的资金来维持ERP项目,这需要企业对国际形势和世界经济具备前瞻性的预测能力。
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