投资收益过程的开始。优化的成本结构、对客户的快速响应以及更有效率的业务流程是在系统使用过程中逐步实现并最终反映在我们的财务报表上的。事实上,系统上线的那一刻只是我们ERP之途的开始,我们的目的是实现投资回报而不是ERP系统上线本身。
项目成本超支风险
造成ERP项目超支的原因在许多媒体上都有分析。原因包括企业变革管理的需要,培训的投入和软件功能无法满足要求而导致的额外开发费用等等。另外,软件系统的客户化和集成也占去整个实际实施费用的一部分。一般来说,在确保ERP标准系统能够满足业务主体需求的情况下,应该尽量避免客户化定制,追求系统完美的与业务需求匹配是不现实的。其它的一些地方也存在导致费用超支的风险,例如低估了程序接口的开发费用,数据转换,报表的开发和反复集成测试等而产生的额外实施费用。除此之外,由于企业特点不同,还会有许多没有考虑到的成本,这些往往隐藏在支撑ERP系统使用所需要的辅助项目中。 项目成本超支风险控制
控制项目超支风险最好的方式是通过明确定义项目的范围,并通过充分利用第三方的实施经验来细化项目支出。由于ERP项目涉及各业务部门,面比较广,项目复杂、周期长。这里可以建议企业尽可能把项目细分成适合控制的小项目,这样即可以使项目能够目标明确,更重要的是项目费用的控制难度可以降低。企业决策者们应该非常清楚地意识到化繁为简,这有助于制定相应的管理机制去面对不确定因素导致的额外费用。项目的超支应该及时充分利用这些机制去预测和证实,以便及早采取控制措施。
BPR对业务运作的风险 对于熟悉过去那些基于单一业务功能系统的企业来说,基于流程并且具有高度集成性的ERP系统给他们提出了新的挑战。BPR在优化流程、提高流程效率的同时,不可避免的带来了潜在的影响因素。许多企业的管理层在考虑使用ERP系统时提出较多的问题就是岗位的变动。其实,这种疑虑是由于许多ERP系统实施商爱用业务流程重组(BPR)来描述ERP实施的第一阶段。事实上,在过去我所经历的项目中,算得上需要“伤筋动骨”的企业几乎没有。流程化的管理确实需要对岗位做出一定的调整,但我觉得这种调整更多的是关于原有岗位特征的重新描述或者说特征的调整,业务流程的优化造成不同程度组织结构和岗位特征的变动是很自然。对于习惯过去的组织结构和岗位要求的人来说,新的岗位角色可能会造成很多的不适应,其特点就是在ERP系统使用前期某些业务职能不能很好地得到实现。另外,经过优化改动的流程如果在系统中没有配置好同样也会导致出现不正确的处理结果或业务控制被削弱的现象。
BPR对业务运作的风险控制
通过完善的企业变革管理和相应的岗位培训,使系统的使用者对他们各自在整个业务流程中的每一项操作对其他流程、用户和整个系统的影响有个正确的认识和理解。对于岗位的变动,应该采用公开和透明的态度和原则让所有人了解,不要怕会产生阻力而遮遮掩掩,这反而会造成更多的猜疑和阻力。对于ERP系统的每个使用者来说,除了对与自己的操作有关的技能和知识有清楚的认识之外,还要有对系统有个整体的概念。另外,用户的培训和相应程序控制机制需要在系统上线前就明确定义。
许多成功实施了ERP的企业都会遇到这样的情况,即ERP成功上线后遇到了业务绩效下滑的局面。对于任何实施ERP的企业来说,这种业务运行指标的下滑在各个企业中都回遇到,而且特征是不一样的。这主要是由于不同的人对业务操作和管理的变化需要有个适应过程。为了应对这些问题,企业应该在系统正式上线前做好所有准备,一方面抓好管理和系统使用技能培训