项目管理资源网

您的位置:项目管理资源网 >> ERP

如何做好ERP项目的文档管理?

2015/9/23 10:25:06 |  1810次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

文档是在项目实施过程中进行信息沟通的一种规范方式,可作为项目实施过程的一个成果进行交流、查阅、引用和保存。以项目规划而言,从开始生成项目规划文档初稿,到经过讨论最终确定并形成项目规划文档,其实就是一系列文档管理工作的流程。

从文档的角度来看,ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。由于ERP项目涉及到相关双方或多方的人员、资金等资源,时间跨度相对比较长、实施难度比较大,涉及方方面面的信息流,并且所有与项目相关的需求、建议、解决方案与结论等都需要标准化、文档化,因此,做好项目文档工作成为ERP项目得以成功实施的一个重要支撑。

  在ERP项目实施过程中,文档工作包括的内容相当广泛,其中大多涉及到项目的具体实施工作。在ERP项目实施的过程中,每一项工作的事前指导、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档,以便对具体的项目执行过程与具体的活动进行记录。作为项目执行过程的记录,文档包括了与项目相关的资源及其使用情况,以方便跟踪与监控项目的执行。因而,文档管理工作其实已经成为ERP项目管理过程中的一个重要组成部分,文档管理工作的好坏,在某种程度上会反映到最终ERP项目的实施成果中。

  一般来说,ERP项目实施过程中所涉及的文档包括:项目规划文档、计划文档、业务流程调查报告、业务流程分析讨论记录、优化方案报告、系统需求分析文档、ERP系统解决方案文档(包括从初稿到定稿的各阶段文档)、项目管理文档、培训文档、项目变更文档、项目核准文档、基础数据准备文档、基础数据审核批准文档、软件安装文档、软件的客户化过程文档、软件二次开发文档、系统参数设置文档、项目系统测试方案、系统测试过程记录文档、测试报告、系统结果确认书、系统维护与系统移交文档等。

  根据业内部分企业的经验,在文档管理过程中,企业可以对文档目录进行完整的四级管理。比如,其目录结构中要包括:项目名称-项目地点-实施阶段-对应的ERP模块名称。值得提出的是,文件名最好能够明白易懂,比如,本地生产计划管理业务初次调研分析文档可以命名为“Local_BI_PP_第一次调研记录”。

  另外,文档的版本号管理可以参考以下规则:

  创建文件时,文档设为1.0版。如果内容有所调整,每次调整之后要进行版本升级,并由相关的实施人员签署其更改人的姓名与更改时间。

  初次提交给客户的文档作为实施人员最终形成的最高版本,但是仍属于版本1的内容。经过客户确认或者提出了修改意见后再次提交时,文档可以由版本1升级为版本2,然后再正式提交,并进行文档存档。经过客户修改后的文件可以逐次提高版本号。

  在文档开始部分,管理人员可以列明一个表格,以表明版本控制信息:

  除用于沟通之外,重要的文档需要进行各级审核。管理人员一般要确定文档审核的默认时间(比如3天),超过预定时间就可以视作确认处理。阶段性成果审核的文档应该由相关客户公司主管经理签字,以确认阶段性成果符合要求并由客户予以接受。

  在ERP实施过程中,客户可能还会经常发生项目实施范围与计划的变更情况。这时候,文档管理人员要做的文档内容应该包括:项目范围或内容的变更情况以及变更理由、变更部分在项目实施过程中的状态、变更对于项目进程和项目费用可能产生的影响等。在内容变更之后,项目文档进入变更批准流程,经过讨论、审核,提交给项目组各级领导。在提交给领导时,相关方面要根据影响的重要性确定文档提交的领导层的高度。文档批准以后方可执行。

  项目文档管理对于整个ERP项目实施的质量监控具有重要意义,通过

对项目计划与项目目标文档进行对照,有关方面可以有效地监控项目实施的质量。


    项目经理胜任力免费测评PMQ上线啦!快来测测你排多少名吧~

    http://www.leadge.com/pmqhd/index.html

“项目管理生根计划”
企业项目经理能力培养和落地发展方案下载>>

分享道


网站文章版权归原作者所有,如有认为侵权请联系我们,将于1个工作日内作出处理!
网友评论【 发表评论 0条 】
网友评论(共0 条评论)..
验证码: 点击刷新

请您注意护互联网安全的决定》及中华人民共和国其他各项有关法律法规或间接导致的民事或刑事法律责任
·您在项目管理资源网新闻评论发表的作品,项目管理资源网有权在网站内保留、转载、引用或者删除
·参与本评论即表明您已经阅读并接受上述条款