项目干系人也就是项目利害关系者,PMBOK中提到项目利害关系者就是参与项目,或其利益因项目的实践或完成而受到积极或消极影响的个人和组织,他们还会对项目的目标和结果施加影响。
对干系人的管理好坏将对一个项目的成功与否起到关键作用,我个人参与了很多信息化项目,主要是ERP实施项目,信息化项目的资源主要就是人力资源,所以ERP项目等信息化项目对干系人的管理显得更为重要。
ERP是经营业务和管理方面的信息系统,牵涉面非常广,涉及到企业的主要经营管理业务,涉及到企业业务流程的梳理和优化,可能会引起企业的利益关系的重新分配,所以必须有一般来说,ERP项目是一把手工程,首要的干系人当然是企业的总经理,实际情况下,如果一把手能够真正参与到ERP项目中,ERP项目一般都是比较成功的。从以往的经验来看,负责或参与ERP项目的人职位越高,项目成功的几率也越高,项目的效果也越好。个人经历了不少ERP项目,真正一把手作为项目领导还基本没有碰到,碰到副总级别能够花精力参与项目的情况已经非常不容易了。碰到更多的是,由部门领导特别是信息部门领导直接领导项目,这种类型的项目基本上达不到好的效果,后期调整升级的可能性很高。
业务部门的领导一般也是本业务模块的重要干系人,但是真正参与进来的部门一把手也不是太多,该部门投入的精力越多,该部门的系统实现也越顺利,系统使用情况也越好。
对ERP项目来说,重要的干系人不仅仅是用户方,还有是项目实施方的领导,实施方领导对项目的认识越深刻越清晰,对项目的成功也是非常有帮助的,领导一般经验比较丰富,见识比较广,站的位置也不较高,他对项目的判断有的时候比该项目的成员可能更为准确。领导可以管理部下,其实部下也可以管理领导。充分利用实施方领导的资源来帮助项目成功,对项目经理来说,也是一项不可或缺的一项技能。
ERP项目还有一项干系人可能是比较容易忽略的,但他的影响却是非常大的,可能影响项目正常实施,这个干系人是项目组成员的家庭成员,可能是父母、配偶和孩子。ERP项目一般都需要项目成员投入大量的精力,加班加点一般成为常态,所以一般要在项目初期,就要和项目成员进行沟通,要提前提醒项目成员照顾好家里的生活和情绪,以免在项目中后期出现不可预见的困难。
PMBOK还告诉我们,项目管理者必须弄清楚谁是干系人,确定他们的要求和期望,然后根据他们的要求对其影响尽力加以管理,确保项目取得成功。利害关系者还相对比较好判断,但是他们的要求和期望却很难把握,后面加以管理就更难了。在ERP项目中,能够让这些重要的干系人称为积极的项目利害关系者,已经是对项目的非常大帮助,也是项目成功的一个基本保证。