编者按: 经过几年的发展, ERP软件厂商和企业用户都逐渐趋于理性,概念性的炒作宣传之后,到了真正开始大量部署实施的阶段。然而统计数字显示,80%ERP项目失败的根源在于招标与选型没有做好。目前做EPR的软件公司很多,但良莠不齐、各有所长,这些公司所说的和所做的、用户看到的和听到的未必一样,正因为如此,招标才成为必要。本期招标选型栏目主要围绕ERP项目初始阶段的几项关键工作做出详细介绍,以利ERP项目的第一步走稳、走实。
招标是ERP项目立项后的首要工作,也是项目选型前的关键工作。
不少企业认为实施ERP就是买一套软件,根本不把它当做一个项目看待,更不会把实施ERP当做改善管理的契机,没有给予足够的重视。说到底,这是由企业领导人的理念决定的,应想清楚实施ERP是为解决面子问题还是肚子问题,如果是解决面子问题,招标无疑会流于形式、有失公正。
一般来说,企业实施ERP 的方式有自主开发、合作开发和购买成型软件这三种方式。其中自主开发和合作开发都需要企业有比较强大的研发能力,而且有足够的时间和经费,所以,企业一般以购买软件为主。招标采取科学的程序将项目需求广而告之,再择优录取,最终经过用户和厂商的一系列接触、谈判等活动,完成合作。具体执行上,可以由企业自己主持招标,也可以委托其他有经验的单位或机构主持招标。
找准问题 量化指标
作为招标企业,首先要弄清楚自己的整体需求,明白自己想要什么,做到心中有数,然后再展开招标工作。当然,这个整体需求并不代表项目的最终需求或详细需求,当投标方中标并签订项目合同后,必须以此为依据,与招标公司共同进行详细的需求分析,并编写《系统需求分析说明书》。
招标很重要的一环是起草招标书。招标书的框架大同小异,首先招标方需要对企业进行介绍并说明项目内容,包括项目概况、项目实施的范围及各系统内容。重点是项目需求,要让人明白项目要做什么,以及要实现的目标。实施ERP的企业可能原因不尽相同,目的也可能不只一个,但需要在项目需求里尽可能具体地分析,将问题找准、将指标量化,只有这样招标质量才能提高,后期双方合作才能基础牢固。
审核投标人资质及标书细节
用户对投标人资质的审核无外乎包括以下三项: 1. 公司的合法性和正规性; 2. 公司实力,包括资本、人才和财务经营指标; 3. 项目能力,包括成熟的ERP解决方案及自主产品介绍,以及在同行业中软件开发及项目实施的经验和案例。对投标人的资质审核可以初步筛掉一些不合格或不合适的软件厂商。
最后,招标方要通报一些注意事项和联络方式。比如投标书的投递形式和截止时间,交代投标书要附带电子文档光盘,便于在接到投标书后组织审查和评定; 还会指明将选出多少家投标人进行第二阶段的讲标、演示及考察,届时招标方会电话通知被选中者。
作为招标方,还要保证对所有标书保密,无论投标人是否中标,招标公司都有权利对投标书进行处理,不再返还投标人。在招标书的最后,要注明招标方的公司地址、联系方式、联系人等信息。为了稳妥起见,最好在投标日期结束前,设立项目说明会和标书答疑环节,可采取公开的方式,也可设立专用电话、邮箱等,进行一对一沟通。
招标书拟好并经确认后,企业就可以进行发布。发布的途径既要广泛又要对口,可以选择报刊及网站为招标发布的主要媒体,其中网站可以是公司网站、专业信息化网站及相关招投标网站。同时,可以配合电话、邮件、信函等形式与主要ERP厂家联系,发出招投标邀请函。
评标需剥去“糖衣”
招标方在评标时应剥开投标书华丽的外表,找准问题的实质。这一过程中