引言
SAP开发并不断改进的管理系统能够为各种公司的管理提供支持,因而在全世界范围内获得了广泛应用。这一系统在不同时期有不同的名称,如R/3(20世纪90年代中期)、mySAP.com(2000年前后)以及mySAP ERP,在本文中统称为SAP系统。
无论是对于应用SAP系统的公司,还是对于负责实施的公司,SAP系统实施项目通常都是一项富有挑战性的任务。要获得成功,关键的一点是应用专业的项目管理。
其主要原因是:
①实施项目涉及公司的多个运营领域,例如财务、控制、物资管理、销售、生产、配送及人力资源等;
②项目至少有两个参与方(公司和实施伙伴),并且需要高层管理以及众多直线经理和关键用户的参与;
③项目至少要持续七八个月,预算也较高。下文将讨论与这类项目相关的一些问题。
首先,简要介绍实施方法——加速SAP(AcceleratedSAP,ASAP);然后,讨论一个笔者曾参与的项目案例;最后,总结出这类项目的关键成功因素。
实施方法——AS AP为了提高项目成功的概率,SAP开发了实施方法——ASAP。从项目一开始,项目管理人员(无论对于公司还是对于实施方)就会用到这一重要工具。
ASAP涵盖了该类项目的五个阶段:
①项目准备;
②业务蓝图;
③系统实现;
④最终准备;
⑤生产开始与支持。
在项目准备阶段,要明确定义项目的目标和范围(从SAP模块和业务流程角度),制定项目的详细进度,并建立项目组织结构(精确定义相关人员在项目过程中的角色、责任和权力)。
另外,还要制定项目预算,并进行风险分析和质量参数设定。在这一阶段,最后一项工作是准备好各种项目程序和实施程序,例如沟通计划、变更管理程序、验收程序等。
总而言之, 项目准备阶段类似于PMBOK指南中的项目启动和项目计划阶段。业务蓝图阶段涉及到的工作是为公司内在SAP系统的支持下执行的流程建立业务概念。
伴随这一工作,报告、文档以及其他需要单独开发的功能的清单也要准备出来,同时,还要建立与授权相关的概念和界面。这样,项目范围就得到了明确定义——公司不但知道要实施哪些流程,还知道如何实施。
系统实现阶段的目标是开发SAP系统的原型,即将所开发的业务流程转换为系统的参数,并检查这些流程能否按业务蓝图中的计划执行。因此,配置和测试(包括模块或业务流程测试以及集成测试)是这一阶段的关键工作。
在这一阶段,还要做好报告、界面、文档和授权方面的准备。最终准备阶段的主要工作是检查SAP系统稳定运行所需的各个要素是否已全部准备就绪。在这一阶段,要制订生产开始计划、培训最终用户和建立帮助台(help-desk),还要搭建和检查生产计算机环境。在这一阶段的最后,指导委员会应回答以下问题:我们是否已在包括系统、技术基础设施、业务流程和人员在内的所有方面做好准备,从而可以在计算机信息管理系统的帮助下执行我们的业务流程?
如果答案为“是”,公司就可以开始使用SAP系统,同时,公司常常还会扩展和修改所实施的流程,并准备后续阶段的实施。对于项目经理来说,ASAP方法就像“路线图”一样,不仅定义了项目实施过程中何时应该做什么,还定义了各个角色及其责任和权力。
这一方法还提供了项目过程中要用到的各种工具和模板,从而对项目管理大有益处。它还能够在项目团队内以及供应商和用户之间建立“通用语言”。案例研究——S AP 实施下面的案例研究讨论的是笔者参与的21世纪初在波兰进行的时间最长、规模最大的SAP实施项目之一。
Lodz能源公司(Lodz EnergyCompany,LEC)是一家由波兰国家财政部(S