业务流程(BP)是在功能确定的组织结构中,能够实现业务目标和策略的相互连接的过程和活动集合。
流程之所以引人注目,不仅因为BPR和流程变革的影响力,也在于它对ERP实施的极大制约作用。流程适配是ERP实施的瓶颈,适配的水平是决定应用成败的关键因素。其实流程适配从选型时就已经开始,在功能一定的前提下,适配就是流程映射和映射中的适应性与柔性,而柔性包括系统柔性和流程柔性。
什么是流程适配
流程简单来说就是做事的顺序。它是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。ISO9000对过程的定义是:“为使组织有效运作,必须识别和管理众多相互关联的活动。通过使用资源和管理,将输入转化为输出的活动可视为过程”。过程相当于流程。因此,流程可以定义为:通过使用资源和管理,将输入转化为输出的活动。根据流程的定义,我们在分析流程并对流程进行优化的时候,要关注流程的五个要素:输入、输出、活动、资源与管理。
关键点也就是关键因素,指的是流程的诸构成要素中,对流程的运作起决定性影响的要素,常以“瓶颈”来形容它,显示着该因素的重要性;没有它,流程就难以运作。企业流程的基本要素有四个:活动、活动的逻辑关系、活动的实现方式和活动的承担者。这四个基本要素在不同的企业流程中,其地位是不一样的,但其中至少有一个是关键因素。
ERP的成功实施在很大程度上取决于ERP参考模型和企业管理过程的差异及其适配程度。“适配性(Suitability)”本意表示软件满足特定任务所提出的一系列相应功能的程度。将“适配”的概念延伸为ERP系统与企业现实管理系统之间的适配(有匹配的含义)称为“系统适配”或“平台适配”。系统适配包括了流程适配和企业文化适配,重点是流程适配。
ERP成功取决于流程适配
管理软件和企业两个系统之间的适配,最重要的就是管理软件(ERP为代表)流程与现实企业系统流程的适配。在企业管理信息化应用和发展过程中,信息系统的架构、内容、功能、实施步骤和运行保障机制均由企业管理系统的需求决定,并要求从形式和结构上适应管理系统。两个系统流程之间的适配程度是影响和决定信息系统能否顺利运行并产生合理效益的首要因素。“流程适配性”采用“流程适配度”指标进行度量,“流程适配度”分为“单元流程适配度”和“总体流程适配度”。适配结果分为:完全适配、基本适配、不适配三种状态。在信息系统和管理平台持续完善和不断累积的基础上,流程适配过程呈现动态性和多样化。信息系统与企业管理系统适配理论及其度量,简称系统适配理论,狭义上也称为流程适配理论。
企业建模对于流程分析、需求分析、流程重组和管理变革都非常必要,是一种规范的分析工具,也是流程标准化的基础。但其重要性和价值目前只能被少数人认识,其使用方法也只被少数人掌握。虽然现在已经有了很多企业建模工具,但还缺少一种能被企业管理者容易接受和掌握的简易的建模工具。企业需要一种易被掌握的建模工具来规划需求分析和流程重组,需求和流程再造必须与企业建模紧密结合起来。
ERP流程再造和管理变革无疑是ERP应用的最大难点和最具争议的环节,是实施ERP的一大难关。ERP实施需要进行必要的流程调整和管理变更,但是,流程再造不是ERP成功实施的前提条件。
在中国,推动BPR必须考虑到管理现实和企业文化,理论修正的思路是:柔性变革+流程标准化+流程双向位移。通过这一思路来解决软件的普遍性与企业流程特殊性的矛盾不仅是必要的而且是可能的。作为企业管理者、系统提供商和管理咨询机构,应该以对用户负责的态度,深入理解和科学规划BPR,提高变革的艺术性。
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