实施ERP与项目监理的关系实际上是一种很明确的依赖关系。假如一个企业应用实施ERP系统但没有很好地进行项目监理的话,那么,实施的效果就会大打折扣。一般来讲,由于以下几个原因,应用ERP系统需要实施项目监理:
企业在此之前没有实施大型管理系统的经验;
ERP系统将涉及到企业各个业务管理部门;
ERP系统的实施周期一般会在半年到两年之间。
所以,从注重ERP系统的实施效果出发,企业必须认真考虑项目实施监理的问题。所谓项目实施监理,主要是指在整个项目实施过程中(包括开始前的准备阶段和完成后的评估阶段)对项目实施中所涉及到的各种资源和所达到的目标进行监督控制。因为企业实施E RP系统实际上是一个管理工程,由于企业缺乏大型管理系统的实施经验,可能会导致过程失控;由于ERP系统涉及到企业的各个管理部门,可能会在实施过程中产生一些问题和阻力,这就需要进行协调;由于完整实施ERP系统需要较长的实施周期和较多的资源投入,这就需要进行周密的计划和控制。
因此,企业在实施ERP系统时,有几个要点是不能忽视的,第一是认真按照自己的要求选型;第二是注重培训;第三是需要供应商的支持和按照实施方法进行实施;第四是不能忽视项目实施监理。对于第四点,目前一些企业很少考虑到,因此,本文将着重对此进行讨论。
具体来讲,项目实施监理要做的工作有以下几点:
1、对项目实施计划和目标进行把关
在项目开始启动之际,需要制定出项目的实施计划和目标。如果企业对ERP项目的实施结果不满意,实际上就说明实施结果和计划目标有差异。一般来说,造成这种差异的原因有以下几个:
* 在项目开始之前存在着太高的期望值,即使充分努力也达不到预期结果;
* 对实施的困难估计不足,在遇到困难时无法面对并克服,而达不到预期结果;
* 对实施所需的各种资源估计不足,由于资源的原因而达不到预期的结果;
* 由于合作伙伴的原因,使实施达不到预期的结果;
* 实施计划和目标没有得到高层领导的批准。
要解决这些问题,首先必须认真负责地制定出项目实施的计划和目标,其次是必须对项目实施计划和目标进行把关,分析并确认这个计划与目标是合理的和切实可行的,这是项目监理的第一步。实际上,要做到这一点,主要是看项目实施计划与目标是否至少包含以下几个主要内容:
* 项目实施的总目标;
* 项目实施的各个阶段定义和分阶段目标;
* 达到这些分阶段目标的时间表;
* 达到这些目标所需要的资源保证,以及达到每一个目标的责任者;
* 评价达到这些目标的标准和方法;
* 高层领导批准了这一计划和目标。
2、临督和控制投入的各种资源以及达到的目标
当一个切实可行的实施计划和目标被制定和批准以后,如何监督和控制实施过程就成了一个重要问题。根据许多项目中的实施经验,基本上可以这样讲,很少有哪一个项目是完全按照实施计划进行的,因为再好的计划也不可能预见到所有的问题并事先制定出对策。所以,对实施过程的监督和控制,主要着眼于以下几个方面:
* 要使用户和合作伙伴都明白计划是严肃的;
* 计划既是严肃的,但也是可以调整的,调整计划必须合理并得到高层领导的批准;
* 化整为零,按每一个实施的小阶段对投入的资源和达到的目标进行监督控制;
* 发生问题是正常的,不控制问题是不正常的;
* 控制问题的方式有:追究责任、调整资源、改变方法、调整计划、停止计划。
在项目的实施过程中,监督和控制的依据是计划和目标,监督和控制的目的是要使实施工作按计划进行并达到预期的目标。当有问题发生时,其直接的表现就是实施结果偏离了原来的计划和目标,在这种情况下,项目监理的工作就是要及早发现这种偏离,并分析原因。如果是
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