众所周知,ERP项目是个庞大而复杂的系统工程。如何进行管理?各大软件公司都有自己的实施方法论帮助用户进行项目管理。但在实际工作中,笔者发现一味依赖软件公司的实施人员远远不够,企业的项目管理人员也需要寻找自身工作的“方法论”。笔者在实施ERP时,曾用过“任务分解法”,在项目工作中屡试不爽。在此,总结了一下,与读者共飨。
上中学时,我们曾学过一个数学问题:因数分解。把一个数分解成两个或更多的除1外的整数,我们把这些整数称之为这个数的因数,所有因数均要求为质数,因此也称为质因数分解。举个例子,把18分解为8=3*3*2,3和2都是质数,而不是18=9*2,因为9不是质数,还可以分解为9=3*3。
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其实,任务分解法(Work Breakdown Structure,简称WBS)跟因数分解是一个原理,就是把一个项目,按一定的原则分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止。
即:项目→任务→工作→日常活动
任务分解的原则:
1、将项目逐步细化分解,最底层的日常活动可直接分派到个人去完成;
2、每个任务原则上要求分解到不能再细分为止;
3、日常活动要对应到人、时间和资金投入。
任务分解的方法:
1、采用树状结构进行分解;
2、以团队为中心,自上而下与自下而上的充分沟通,一对一个别交流与讨论,分解单项工作。
任务分解的标准:
1、分解后的活动结构清晰,从树根到树叶,一目了然,尽量避免盘根错节;
2、逻辑上形成一个大的活动,集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点,所有活动全部定义清楚,要细化到人、时间和资金投入。
在我们日常管理项目时,要学会分解任务,只有将任务分解得足够细,足够明了,才能统筹全局,安排人力和财力资源,把握项目的进度。
接下来笔者结合ERP项目,来谈谈如何利用任务分解法来分解ERP项目。
这个项目的树根就是ERP项目,先可以分解为ERP咨询、ERP选型、ERP规划、业务流程重组、ERP培训、模拟演练、初步上线和持续改善等八个阶段。
ERP项目-|-ERP咨询
|-ERP选型
|-ERP规划
|-业务流程重组
|-ERP培训
|-模拟演练
|-初步上线
|- 持续改善
项目树分解到这里,还可以继续展开,以模拟演练为例。一般要做如下工作:参加人员、模拟环境的搭建、模拟达到的效果、模拟的流程、模拟前培训等。树状结构如下:
ERP项目--模拟演练-|-模拟前培训
|-模拟环境的搭建
|-参加人员
|-模拟演练的流程
以“模拟达到的效果”为例,仍然可以继续展开。模拟达到的效果又可以分解为:预先定义模拟要达到效果、评估效果的方法、评估报告等。树状结构如下:
ERP项目-- 模拟演练--模拟达到的效果-|-预先定义模拟要达到效果
|-评估效果的方法
|-评估报告
分解到这种程度虽然已经很细,但仍然没有完成。“预先定义模拟要达到效果”还可以分解为:谁来起草、谁来审核、谁负责发行。即:
ERP项目-- 模拟演练-- 模拟达到的效果--预先定义模拟要达到效果-|-起草
|-审核
|-发行
到此为止,每一项工作都落实到了对应的个人。同理,项目的其它任务也可以按照这样的方法,层层分解细化,直至工作落实到每一个人,从而实现项目工作责任的明确划分。这样一来,ERP项目这样看似复杂的项目便分解成了条理清晰的单项目标。