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ERP的成功:实施文档一个都不能少

2020/4/14 14:11:45 |  231次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

窗外, 寒冷冬日正散发着暖暖阳光味道, 空气中带着微醺。但一阵冷风吹过,让我顿生寒意。最近接手一个实施到一半的ERP项目,接手这个项目时只有片言片语的几份简单文档,没有详细的实施计划,更没有详细的实施记录。此项目让我深深感受到没有实施文档的痛苦,所有的一切都要自己重新摸索,客户不耐烦埋怨我们实施顾问内部没有沟通好的态度和神情,让我百感交集,这里说一下我对实施文档的体会。

  什么是实施文档?

  当我从前任负责实施同事手中接过“薄薄两页纸”的实施文档时,我难以置信的看着他问“没有了吗?只有这些?”,我同事尴尬的点点头,然后他再说了一句让我吐血的话“实施计划和记录文档都在我心里记记清清楚楚呢。”这完全是对实施文档的误解,也是许多ERP实施顾问的通病。

  项目实施文档是用来记录、描述、展示实施过程中一系列信息的处理过程,通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。例如分阶段实施计划文档,标准业务流程文档,标准编码及数据文档,标准参数设置文档,功能操作指南文档。这些文档将会伴随着ERP实施的各个阶段逐渐充实、完善,也同时记载了整个实施的过程和成果。

  作为实施顾问人员,在实施过程中应将各种标准实施文档提交给企业,以确保ERP实施项目的质量。也就是说,实施顾问与企业之间的工作与文档的提交息息相关,它描述项目实施过程的每一个细节。因此,从某种程度上讲,项目管理的核心其实就是文档管理。

(1)项目文档有助于项目管理水平的提高。从内容上说,项目文档大致可以分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分,其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息,为实施人员提供决策依据,以保证项目的顺利实现;另一方面,过程文档也是实施过程最为宝贵的资产,通过对过程文档进行归纳和分析,可以对实施项目的成功经验和失败教训了然于胸,从而使后续项目运作更加有的放矢。

(2)项目文档是项目成果的体现形式。项目的阶段性成果是以文档形式体现的,由此人们熟知的一句话 "项目的运作在一定程度上是由文档驱动的"是有道理的。从文档的角度来看,ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。在ERP项目实施的过程中,每项工作的事前计划、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档,文档包括与项目相关的资源及其使用情况。因此,实施文档是ERP项目的一部分,没有正式文档的项目实施,就不是规范的ERP实施。文档的编制和管理在ERP实施中占有突出的地位和相当大的工作量,高质量地编制、变更、修正、管理和维护文档,对于提高项目实施的质量和客户满意度有着重要的现实意义。

  文档对项目实施起到什么作用?

  与本项目前任负责同事沟通中了解到,他对实施文档的作用存在非常多的误解,认为实施的事情本来就多,有许多客户抱怨的事情要处理,根本没有时间来写文档。有了这样的想法,就开始忽略文档,怎么忽略呢?认为写文档太累了,能用嘴说的就不用手写,能简单写的就绝不详细写。当需要汇报的时候,好吧,我讲给你听,动嘴肯定简单多了。实际上,实施文档是一种工具,古语云“磨刀不误砍柴功”。

(1)提高项目实施过程的能见度。标准规范、齐全的文档会详细记录项目实施过程中发生的事

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