的”。那么项目经理在这样的环境下该如何做好项目管理呢?这里所推荐的是“T”模式,即项目经理类似于一位旅行社的导游。
导游的工作是将旅行计划完整、清楚地向每位游客介绍。每天晚上导游会安排第二天早上的起床时间、随行物品、早餐等。第二天早上,导游按时叫醒每个房间的游客,提醒准备游玩的节目、该准备的衣物、雨具等物品。只有这样精心准备,周到服务,导游才能安全愉快地完成旅行计划的各项节目安排,才能将各种意外事故防患于未然。
在各项对外协助的安排上,如飞机、车辆、餐饮、门票等,导游都必须有意外事件的处理预案或调整措施,确保安全有序地提供专业服务。在旅行团队中不乏有一些重要的或有权有势的人物,如企业董事长、政府政要官员、总经理及他们的家眷等。只要导游有周密的计划、合理的安排、详细的解释、有效的应变措施等,就能安全地、尽兴地完成这些旅行任务。
在“T”模式适用的环境下,项目经理的运营管理与导游的管理方式非常类似。项目经理以类似导游的做法先做好项目工作分解,并制定详细的计划,将计划的每项任务都落实到具体人员或部门,确保每项任务都有责任人,每项任务都赋予时间、开支、验收者及标准,然后将总计划分发到每个部门或各个任务责任人手里。接着,项目经理召开项目启动会议,解释说明各项任务的相互关系及相关人员,对每项任务的起始和移交都做出清晰的交代。
在执行过程中,项目经理需要不断提醒、核对每项任务的开始时间、费用开支、结算等各类事项,并及时安排对各项任务进行中期监督和验收,提前做好那些即将完成的任务的移交手续和成果移交。尽管项目经理的权力不大,但可以做好沟通、协调、合作、记录等各项工作,及时调整或修订计划。
在这样的工作环境和方法中,也会出现各种矛盾或争议,这就需要项目经理运用智慧去处理和解决。任何矛盾都不宜拖延或搁置,项目经理要充分运用总计划及关键路径的设置,利用任务的前后逻辑关系,利用各个任务负责人的职责,以及人力资源、资金、材料设备的共享,有效地进行各种调解和协作。
项目经理不但可以提升自我的管理能力,丰富项目管理经验,更有可能因协调各部门能力的提升,而获得晋升的机会。这样的晋升机会可能就是统管几个部门的工作,这样的职业机会可能就是公司或集团的高管。 利用公司和集团的管理体系和架构,项目经理往往会获取更多的支持和帮助,做到互助互惠。尽管这些对项目经理来说是一个挑战,但设想将困难和挑战变作团队中相互提携和争光的机会,如同旅行团队中相互照看弱者、帮助提拉行李、相互端茶送水那样,那么完成一个项目不仅容易得多,还可能打破各部门的壁垒。