束啦。这绝对是一个非常大的错误，虽然我们再早也曾经犯同样的错误。之前无论是《流程优化方案》或是《IT解决方案》都是基于管理层面设计的，及时设计到很多实操方面的设计，设计的需求也是来源于一些岗位代表。业务运作真实的复杂性往往会超过我们的想象。
所以，新流程上线并不代表项目组工作的结束，现在才刚刚到检验解决方案是否足够全面、是否足够细化、是否真正可行的时刻。
但，有一个问题是，项目组成员分散各个岗位，很多问题得不到统一的反馈和处理。所以，这就是为何我们根据失败的经验设立“问题接口人”的原因。而且，这个阶段也正是充分发挥项目秘书重要作用的时候。他要主动与每个“问题接口人”了解反馈的问题，以及每个问题的端到端地跟进解决。还需要，定期抽取部分用户，听听用户真实的反馈。有时候很奇怪，明明使用过程中存在问题，但很多人却不愿意主动反馈问题，等你电话回访的时候，他却满肚子“委屈”。所以定期的用户回访是非常重要的。
另外，项目秘书应该把所有已发现的问题汇集在一起，务必做到每个问题得到妥善处理。我们一般使用下面这个表格。也许有人不以为然，觉得设计此表格多此一举，有人EMAIL反馈问题直接解决就是啦。这听起来的确有点道理，而且事实上我们也曾经这样认为。不过，在经历过多次上线不顺畅的经历后，我们发现此表的魅力所在。
首先，此表本身表达了所有问题都需要PDCA闭环解决。这对于不同风格的项目经理而言，可以起到一个规范和约束的作用。如果你口头要求各项目经理闭环解决上线出现的问题，那么就不如直接要求他们使用此表格。
其次，很多问题并不一定能立马解决，所以如果仅仅是用EMAIL沟通来沟通去，不但很难跟进每一个问题的处理状态，而且很容易混淆。而且，信息很容易被分散，此表就可以起到很好的信息共享的作用。
一个小窍门：在推广此工具的时候，我发现几个现象。项目经理对此往往第一感觉不屑一顾，因为他们已经习惯了邮件等工具。你突然给他一个表格约束他，他很不习惯。根据我的经验，有三个做法可以采用：
1、一般项目经理很少有时间汇总记录这些问题，所以建议他们安排一个秘书跟进此事。因为新流程上线涉及太多很多岗位人员，很多人还是不会用此表格，所以往往还有很多邮件往来，这个时候一定要有一个秘书把这些来往的邮件全部汇总并记录处理状态。
2、每日发布最新《项目上线问题汇总跟进表》，这样让大家形成一个看板的意识。记住这个工具绝对不只是为了自己看，而是让大家共同聚焦关注所有问题的PDCA。
3、给他们推荐此表格时一定要直接给他一个之前其他项目用过的，不要只给他一个空白表。这样他会有更多感觉。