点则是「未来的知识」，所以知识库管理必须与创造未来价值的活动相合。虽然企业由于不同的理由(法律规定，作业效率等)必须把「文件」管理好，但是良好的文件管理并不能保证良好的知识库管理，知识在建立「知识库」的时候一定要先确定下述四个条件：
1.谁是知识库的使用者?亦即未来的知识库价值活动为何?
2.「库化知识」的形式与数量为何?适切性比完整性重要。
3.「库化知识」的品质与价值为何?评估的工作绝不能省。
4.有效的储存与传播媒介为何?要用什么样的信息科技?
若欲将整个企业的外显知识都整理进知识库中，将是庞杂无益的(也无必要的)重大工程。另外企图「过分结构化」某些知识也是徒劳无益的，因为知识中所含有的重要内隐知识本质上是无法结构化的，结构性太强反而会扼杀知识的本质，甚而引起对知识的误解。
由于知识库中的知识可以让所有员工分享，因此是属于组织的资产，不但可以创造股东价值的成长，而且「在员工下班之后，还能够留在公司」，无怪乎许多公司把「建立知识库」当成知识管理的核心工作。
第三个重要观念是恰当的数字科技有助于知识库的管理。虽然知识库管理不一定非用到数字科技不可，但是由于网际网络是联结全世界知识宝库的管道，可以克服知识受限于区域性以及分布失衡的缺点，信息所在位置对于搜寻效果也不再成为问题。特别是网际网络中介人(internet broker)出现后，大幅提升了网际网络成为知识工具的价值，许多公司开始利用网际网络的技术来建构「企业内部网络」(Intranet)，储存有关产品、行销、客户、及经营等相关知识。网络超文书(hypertext)的架构，让使用者悠游于各知识库之间，但是完善的知识库管理系统除了网络浏览器(browser)之外，还需要其它复杂的工具配合，才能有效掌握与传播知识，像lotus Notes, Grape VINE等知识库管理工具都能有效地协助组织做好知识库管理。
二、市场化策略--知识地图的建立
知识地图，或称知识分布图(又称作知识黄页簿)是知识的库存目录。就好像城市地图显示的街名、图书馆、车站、饭店、学校、机构等各项资源的地理位置，知识地图所以寻找的人组织有那些知识项目及其分布地点位置，以便员工按图索骥，找到他们需要的知识来源。知识地图所显示的知识来源，可能是部门名称、小组名称、专家名字、相关人名字、文件名称、参考书目、事件代号、专利号码、或知识库索引等，但却不包含知识的内容本身，它是指南和向导，用以节省员工追踪知识来源的时间。有了良好的知识地图，无论所需要的知识多么冷僻，只要有个开头，就可以透过层层的推荐一路追踪下去找到知识的源头。这样的雪球效应，使员工在需要知识的时候，不会因为太费时间而将就于便利但不完善的知识。组织也可以利用知识地图了解那些知识尚待补强或开发，那些知识应当扩散及推广等。
知识地图所需要的信息有的已经存在于组织中不同员工的脑袋里，但往往没有文件的记录，而且失之于片断与不完整。组织可以用问卷的形式把员工已经知道的索引搜集起来，重新整理。对于「以知识为网际网络基础」的企业而言，建构知识地图之前尚须做好知识的分类与整理。因为知识地图和组织架构图(organizational_chart)不同。组织架构图以阶级排列员工从属及职位名称，但并不能显示具备重要知识的基层员工位置所在，所以对找寻知识助益不大。要制作一份良好的知识地图，必须完成以下五件工作：
1.将重要知识及技能的型态加以分类。
2.将各类知识及技能的程度加