,一共20几个系统,供应商超过50个,仅仅从沟通的角度,就可以断定,此项目根本不可能按时完工。项目管理者联盟
最后,西广场不得不拖延到2011年6月30日完工。
项目沟通管理的原则是双赢,项目沟通管理的基础是项目干系人的识别,项目干系人的识别依赖于对项目、企业组织架构、行业运营模式、当地风俗习惯、相关法律等因素进行充分的了解。举个例子,我在海外工作期间,经常听说公司在某个国家由于加班而被起诉,就是因为公司当地负责人不去了解当地的劳动法。我在印尼的时候,手里就有一本完整印尼劳动法,而且还经常向本地人请教相关劳动法新政策、新法规。
从上面的两个案例来看,在项目的整个过程中,会存在以下几种沟通:
与业主的沟通
与分包商/供应商的沟通
与职能部门的沟通
与其他项目干系人的沟通,例如政府部门、劳务公司等
按重要性分类,我们可以划分为:
常规干系人:业主、总部、供应商、分包商等项目管理者联盟
特殊干系人:各级政府官员,职员,当地居民(如安全保卫,法律,劳务部门)
关键干系人:业主,项目赞助人,项目组核心成员
在项目的不同阶段,你所面临的沟通对象也是不同的,例如在项目投标、项目设计、项目建设与项目验收这几个阶段,你面临的业主可能就分别是招标部、合同管理部、计划部、建设部与运营部等,根据行业的不同,业主的机构设置也会有所区别。
项目沟通管理的重点包括及时通报项目进展、迅速解决项目瓶颈、正确识别项目干系人和使用适宜的沟通策略与技巧。让项目干系人及时获知项目的最新进展,这是一个项目经理最起码的工作,可是很多项目经理只是闷着头干活,今天做了什么,明天要做什么,没有人知道。一旦遇到紧急情况,即使有人想帮你,也不知道从哪里着手。项目在执行过程中,难免遇到这样或那样的问题,出现问题不可怕,怕就怕没有人去关注、去解决。
项目一定要有良好的问题升级机制,不同级别的问题要对应不同级别的授权人物,根据问题的严重等级,及时升级到相关人员,让相关人员迅速做出反应,这样才能让问题得到及时的控制,最终得到有效的解决。每一个项目都是不同的,你所面临的沟通对象更是千差万别,只有具体情况具体分析,在策略与技巧这个层面,没有通用的原则。张三喜欢NBA,李四可能喜欢陶瓷,如果不能投其所好,就可能事倍功半,甚至一事无成。
如何对项目干系人进行有效分析,这是项目沟通管理的一个难点。你可以借助诸如哈维麦凯客户关系法则之类的工具,我在签订印尼Indosat维保项目的时候,就颇为受益。我司只有295个基站,合同额达到97万美元,而诺基亚一共有1600多个基站,合同额仅仅为85万美元,而我编写的维保方案更是成为了Indosat的内部标准。