不够的,应该学会如何应对他们的个人需要。应注意肢体语言、语态给对方的感受,采用对方能接收的沟通方式可以达到双赢局面。
扫清沟通障碍
要逐步扫清项目组成员职责定义不清、目标不明确、文档制度不健全的问题,以及用户交流要避免过多使用行业语言。邦迪商店是一家个人保护零售商店,一向以采用先进和特殊管理方法而闻名。他们在公开交流中成立一个“好主意部”,集中听取员工们改进工作的意见。这就给扫清沟通障碍提供了良好的平台。有效的沟通关键是使信息简单化,而不是复杂的专业术语,真诚、坦率和明确的信息才是最有效的。
杜邦公司总裁爱特.伍拉德,经常问员工一句话:“如果你处在我德位置,你将怎么办?”从而扫清员工心理上的障碍,使员工能畅所欲言。
曾子曰:“吾日三省吾身:为人谋而不忠乎?与朋友交而不信乎?传,不习乎?”可见中国人的“自主性”比较高,不喜欢被人管,不接收别人的摆布,喜欢自作主张,由自己来拿主意。自主性高必须伴随着自律性强,自己管好自己,可项目组成员水平参差不齐,对自律性不强的人要跟他明确职责和目标,这样才能及时扫清这方面的沟通障碍。70年代美国有一家拖拉机制造厂家,那里一位轮轴焊接工常常感到苦闷。他有时为了想得到一个需要的零件或作现代化改装,他必须走遍全厂去寻找,这样浪费了他和同事大量的时间,怎么办呢?他就像其他焊接工那样去找老板,要求买一只大哥大,老板马上答应,后来增加的产量大大超过原来的投资。这就是及时扫清沟通障碍,带来的成效。
把握沟通升级原则
古典管理理论,沟通应遵循指挥或层级系统进行。就是说,越级报告或命令,或不同部门人员间彼此进行沟通,都是不允许的。这显然不符合我们现有企业项目团队的需要。
现代管理沟通方式通常有垂直沟通和横向沟通。这里将推行沟通升级原则的方法。遇到问题首先是项目组内部的横向沟通,内部能解决的问题,不需要惊动领导。这需要企业建立这种机制,否则往往所费时间、人力多,达到的沟通效果确不理想。在不理想的情况下,可以采用垂直沟通,和对方的上级沟通再和自己的上级沟通,这种沟通有助问题快速解决。但这种沟通也不一定很有效,因为当事人的利害关系,往往使沟通信息与事实不符的现象。这样又回到领导直接的横向沟通。
由于沟通渠道增多,又遵循升级原则,成员的平均满意度高,合作气氛浓厚,这对解决复杂问题,增强组织合作精神,提高项目团队士气均有很大作用 [[2]罗锐韧,《哈佛管理全集》,企业管理出版社,1999] 。
假设,你躺在手术台,手术进行了一半,麻醉药渐渐失去效力,你当然是希望护士直接找麻醉师沟通,并处理。如果麻醉师并没有马上反映,你是不是希望护士去找麻醉师的上级,由他的上级直接干预,并且也反映给护士长,这时恐怕麻醉师应该会及时给你加麻醉药。而后麻醉师的上级与护士长的沟通就是如何避免类似的事件再次发生。
沟通是无处不在,无时不在的,只要有人存在,有信息的传达,那么沟通就会存在。它和我们的生活也是息息相关的,在项目管理中,沟通管理是非常重要的一项管理活动。[4](《计算机信息系统集成项目管理实践》,2004)所以仅仅专业过硬还不行,还应该通过改善沟通技巧、问题解决技能、适当的人员培训,使得计算机系统集成的项目团队在管理方面有更新、更合理的突破。