争议的5个项目款项(下称结算函)。同日，承包人项目部致函发包人工程部要求尽快解决三期结算、四期房屋钥匙交付等5个事项(下称进度函)。同日，发包人工程部回函称：“原则同意你部按相关施工合同提出的五点要求”，同时也请做好三期结算、四期车库配合验收、四期房屋钥匙交付等相关工作。之后，因发包人一直未完成工程结算，承包人向法院提起诉讼。诉讼中，双方就发包人回函同意的是承包人结算函还是进度函发生了争议。(选自《索倍网》判例5A0124)
【典型观点】第一种意见认为：发包人回函同意的是进度函;第二种意见认为：发包人回函同意的是结算函及进度函。
【法律分析】我认同第一种意见，理由是：首先，从回函主体来看，哪个部门收函，哪个部门回函。发给发包人的结算函，由发包人工程部回函，不符合常理;而发给发包人工程部的进度函由发包人工程部回复合常理。其次，从函件内容上来看，结算函的回复显然不在发包人工程部的职责范围之内;回函明确表示要求承包人尽快办理工程交付等事宜，系针对进度函提及的办理工程交付等事宜的答复。最后，回函中没有涉及工程结算中的问题，如果仅凭发包人工程部回函中同意承包人5点要求，就可以作为确认双方存在争议的5项款项的意思表示，那么发包人之前特地另行出具工程结算书审核意见扣除款项就毫无意义了。判例中，上海一中院认定发包人工程部回函针对的是进度函，而不是结算函。
【索赔支招】其一，文件上应有按类别按顺序的编号，避免混淆;其二，文件标题应概括文件主要内容，回复亦然，想混淆的除外;其三，文件内容要重点突出、简洁明了，比如停工索赔函，要说清楚停工期间、停工人数、机械台班、模板脚手架等，至于依据及计算过程，可以作为附件，一旦工程师或甲方代表在其上签“情况属实”，即可据该内容计算出停工损失。
拒收文件——发包人拒收文件怎么办
【索赔困惑】施工过程中，在承包人提交或发送文件后，发包人为逃避责任，往往不签收或者拒收，该如何应对呢?如何证明曾发出过该文件，甚至根据合同要求或法律要求证明发包人收到了文件?
【索赔依据】《标准施工招标文件(2007版)》通用条款第1.7条规定：“与合同有关的通知、批准、证明、证书、指示、要求……等均应采用书面形式……均应在合同约定的期限内送达指定地点和接收人，并办理签收手续”。如何理解，可看如下案件：
【典型判例】承包人申江四建与发包人三沪建设签订承包合同后进场施工，后因发包人未按约支付工程款，致使工程停工。双方达成的补充协议约定：除了已付款外，发包人还应在7日内支付800000元工程款。但发包人仅支付了130000元。两年后，承包人向法院提起诉讼，请求判令发包人支付拖欠的工程款及利息。在这两年内，承包人曾两次以挂号信方式发函通知发包人支付工程款，但这两份信函均因发包人地址查无此人而被退回。但发包人认为承包人诉讼请求已过诉讼时效。(选自《索倍网》判例5A0126)
【典型观点】第一种意见认为：承包人催款函没有发包人签收，已过诉讼时效。第二种意见认为：承包人已发催款函，没有过诉讼时效。
【法律分析】我认同第二种意见，理由是：承包人向发包人追讨工程款受法院保护的期限即诉讼时效为两年，从约定应支付的最后日期的次日算起。如果承包人曾追讨过，则诉讼时效重新计算;如果承包人未在该诉讼时效内追讨工程款，人民法院不再保护。承包人发催款函即是向发包人追讨，发包人是否实际收到该催款函不影响承包人追讨事实的确立。判例中，上海一中院认为虽然两份挂号信由于发包人迁移新址不明而被退
回，但该行为已表明其在诉讼时效内以适当的方式及时主张了自己的权利，故判决驳回了发包人诉讼请求已过诉讼时效的主张。
【索赔支招】其一，挂号信寄送，要查询并保留寄出凭证及对方签收记录，挂号信寄送费用较低，但不能证明所寄文件;其二，宾馆发传真，要保留传真报告、发票并请宾馆盖章;其三，EMS寄送，在快递单上写清楚邮寄的文件的名称和份数，保留加盖邮戳的快递单，在EMS网站上打印邮件跟踪查询记录，同时可以向邮局要快递的签收复印件并加盖邮局证明章，重要文件通过该方式较好;其四，挂号信加公证，保留挂号信凭证和公证书。
总的来说，要遵守索赔时效和签证时效，甚至利用索赔时效和签证时效促成索赔，正确收发索赔文件、有效撰写索赔文件就成了重要工作，而这些工作的关键都在细节里。承包人只有重视这些细节、扎实管理，才有可能打好索赔与反索赔的笔墨官司。