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此外，在必要的时候，为了准时达成项目目标，企业应增加额外投资。麦肯锡顾问公司曾经分析，推出新产品时，如果项目时间拖延相当于产品生命周期百分之十，潜在利润的损失可能就高达30%，但是，若项目超出百分之五十的预算，产品能准时上市，则潜在利润的损失可能只有3%。
时时刻刻心中有顾客
另外，在推动项目的过程中，必须时时刻刻谨记顾客的需求。举例来说，新产品研发的项目是为了满足外在顾客的需求;但某些科技项目的推行，则是为了提升内部员工的工作效率。不论项目对内或对外，项目经理人都得先了解目标顾客是谁，他们有什么需求，才可能达成项目的成效。然而在了解顾客之前，先得掌握市场趋势。很多项目经理人都有一个错误的认知，认为「新品一推出，就会有人买。」事实证明，这是错误的观念。摩托罗拉的铱计划就是典型的例子，这项透过卫星提供通讯的服务，最后证明没有市场。为了避免类似事件的发生，项目团队必需纳入行销人员，以便掌握市场。
此外，项目经理人必须区分顾客及使用者的个别需求。所谓顾客，是指实际付钱购物的人，使用者则是实际从商品受惠的人。举例来说，母亲为婴儿购买浓缩汤，则母亲是顾客，婴儿是使用者。因此，使用者会直接影响产品的销售。
专案为什么失败
除了基本技能之外，项目经理人更应该了解一般项目失败的原因何在。训练与发展杂志(Training and Development)分析指出，阻碍项目推行的绊脚石与通沟有关。有效的沟通，可以大幅提高项目成功的机率。
由于项目团队成员来自不同部门与层级，因此沟通更显重要。任何沟通的误解，都会造成项目拖延、成本增加，最后导致失败。项目经理人如何才能减少沟通不良所造成的失误?
首先，要了解项目团队中，阻碍有效沟通的障碍是什么。通常，沟通的障碍包括：
■错误的假设。团队成员似乎都清楚你的指示与期望，但最后你却发现，你们之间的认知南辕北辙。这是源自于，你假设彼此了解，而未要求团队响应确认。
■害怕报告实情。项目经理人必须掌握项目进行是否顺利，控制进度与预算，了解资源充不充足，或项目是否陷入困境等。因此，项目经理人必须建立一个可以说出实情的团队文化，不要让成员只告知你正面的讯息。
■缺少共同语言。项目团队的成员来自各部门，各有自己熟悉的语言。所以一开始，项目经理人就要建立起共同的语言，避免各种专业术语阻碍沟通。
■文化差异。文化差异包含了语言、性别、种族及企业协议。
■不良的团队气氛。建立一个开放、诚实的团队，不要建立一个阶级分明的团队。由上而下命令式的沟通模式，所造成的阻碍会更大。
铲除沟通障碍最有效的方式，就是在项目推动之前，拟定一个正式沟通计划，以化解潜在的问题，帮助经理人掌握项目的进度及预算。沟通计划的内容，包含基本法则、冲突解决方案，及改变协议(change protocol)。基本法则是用来解答项目成员的问题。譬如：
■什么人需要什么信恿
■什么时候需覿
■讯息如何传递──面对面的沟通、电话、电子邮件或正式报告等
另外，身为项目经理人，你要思考的基本法则如下：
■谁要直接对你报
■用什么方式简报──电子邮件、会议等
■简报的频率──每天、每个星期，还是两个星期
■是不是要针对进度完成的比例进行简报
一开始就把