“财富的一半来自合同”,这句谚语表达了合同是企业财富来源的载体,同时更深层次地强调了企业的财富积累离不开完善的合同管理;剖析下企业经营过程,一般来说是签订销售合同后,通过合同的执行和控制来完成合同的履约,从而实现将合同收款转化为企业的营业收入,而合同收款中是否能成为企业真实的利润,正常情况下是取决于合同的执行和控制能力;本文旨在阐述一种将项目管理引入到合同执行过程的模式——泛微项目运营管理体系,该体系应用成熟的项目管理方法进行合同执行,加强了合同执行过程的计划和控制,有效提升企业的合同履约能力,最终帮助企业将合同潜在可能的利润转化为企业真正的货币财富;
一、 合同营业收入到营业利润的过程分析
来自泛微协同管理研究院的专家认为,一个能成为常青藤的企业,其发展战略必须建立在企业能够长久生存的基础之上,而企业长久生存的基础是除了阶段性的融资外,主要是依靠自身的造血能力——主营利润的创造力,也就是说主营利润才是企业发展的动力源;主营利润是通过合同和项目的执行,从企业主营收入中“榨取”出来的,而主营收入的支撑基础是企业自身能提供的主要产品(服务)以及拥有的市场份额(客户群);再深一个层次去看,主要产品靠的是企业产品研发的综合能力,即产品研发的技术力量和管理能力;而拥有的市场份额(客户群)除了依靠自身产品的竞争力之外,还得依靠市场营销能力;有效合同的签署是市场营销能力的一个重要评判依据;从这里能清楚地看出合同是企业主营收入的重要载体,管理好合同的执行也就是管理好企业潜在的主营收入,并将它转换为企业实际的营业收入;
总之,主营利润的来源是主营收入,主营收入的载体是合同,主营收入是否能成为主营利润,这完全取决于企业内在的执行力——合同管理和项目管理能力;
二、 合同管理和项目管理之间的融合
在泛微项目运营管理体系中,合同管理的生命周期大致为合同申请,合同审核、合同执行和控制、最后到合同关闭。在合同管理的生命周期中必须牢牢抓住合同的四个重要要素:合同付款条件、合同交付物、合同时间节点和合同款;这四个要素是关联在一起,就像项目管理中的计划、范围、成本和质量的三角形模型一样,不能作为单独要素来管理;
三、合同管理四要素
而项目管理的关键要数有项目范围、项目计划、项目风险、项目变更、项目成本及项目质量等;因此,通过使用成熟的项目管理方法将合同执行和控制过程管理起来,将合同管理过程中需要关注和跟踪的节点纳入到项目计划中以任务形式管理起来,并与合同相关信息关联,再配以相关的工作流,使得合同和项目之间的信息在项目团队和管理层之间畅通流转,从而做到项目运作围绕着合同交付物,而合同收款情况指导项目运作。
将项目管理融合在合同管理中,主要有以下几点是必不可少的:
1、 合同交付物的拆分映射到项目的工作分解结构(WBS)
一般来说,订单式项目的交付物一般有两大特点,一是具备一定的独特性,二是具有相当复杂性;为了方便履约,此类合同的交付物一般需要进行拆分,这个拆分的过程可结合企业的业务特点进行;但作为合同管理的信息化系统,应该支持合同交付物拆分,并能映射到项目计划中进行管理;否则合同规定的交付物与项目实现的交付物在逻辑上缺乏严密的对应关系;
2、 合同收付款计划以项目任务形式在项目计划中进行管理
合同管理中加强了收付款计划的管理,业务上经常因为销售合同的执行而成立项目,而项目中存在外包或采购,因此如何将销售合同收款和采购合同付款与项目进展关联起来,并做到有序管理是合同与项目融合的一大重点;
3、 项目监控节点任务完成后系统将触发工作流提醒收付款和开具发票
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