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项目管理之会议管理

2011/1/7 16:51:33 |  11691次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

样不适用。

  E、无监督无执行-结果混乱

  现象:会议作出了决策,分配到了人头上,并且制定了明确的时间表,但第二次会议,发现即使这样,也没有达到原来想要的结果。

  点评:会议有决定和结果,但是仅仅停留在纸面上,在执行中缺乏监督、缺乏坚持,最终表现出来的结果离会议想要的存在差距。此时,任何惩罚和追究责任都是苍白无力的,结果就是结果,没有完成,任何人都付不起这个责任。

  建议:再优秀的方案,没有人执行或者执行不到位,都是一纸空文。执行完成是会议的最终落脚点。会议在开完后,应该有专门的组织和部门对会议的决策进行负责到底。

  3、会议的4个核心元素

  A、准备充分

  会议准备充分包括:会议主题、时间、地点、与会人员、会议流程、执行机构、注意事项等等。

  必要时,与会者应先拿到会议的资料,确保会议的进行是对所有问题的逐一解决,省去对问题的介绍和与会者对问题的思考时间。

  一旦达成共识,立即分配给执行机构,并为确保完成进行当面核对。

  B、设立主题

  会议的主题是对本次会议解决问题的一个总结和提示,给会议的召开一个理由和目标。但设立主题还不是最重要的,重要的是将这个主题始终保持下去。

  C、把控进度

  对待所有事情的一个重要方面就是对这个事务的控制,以至于不使之失控,并百分百保证结果的达成或者是取得更好的结果。

  D、结果检验

  对结果的检验是十分重要的一个环节,不是对结果导向的检验,而是在事情发展中对其中的进度进行检验,不断的进行抽查和检验,以保证大体方向不出差错,并能在需要的时候给予指导。

  4、会议的流程与计划

  A、通知并要求准备资料

  通知会议时,如果是长距离通知,要进行提前2天或1天通知到位,所有时间必须具体到分钟,至于针对每个团队不同,有些团队通知的时间是正点,但有些要提前30分钟的时间点进行通知,以确保所有人能在预想的时间点到位。

  上文提到,与会者应在会议前有一些关于会议的见解。并且对这些见解,要有充分的数据支撑。所有发言的每个字,都能找到其来源,以确保会议的高效性和实用性。

  一些基本的东西是务必随身携带的:可以使用的笔、正式的笔记薄,其他的还可以准备录音笔、U盘、笔记本电脑、会议要求带的齐全资料等等。

  B、确定会议时间和地点

  提前确定会议的确切时间和地点,如有改动,在第一时间确认改动后不会第二次改变后,进行通知确认新的时间和地点。

  C、确定与会人员角色与发言顺序

  确定与会人员角色和发言顺序,出于对会议本身有序高效进行的需要。这一点十分重要,最好是用文字的方式,确定后发给每个当事人,并进行一一确认。

  对有可能发生意外的人员或事务,提前进行解决或暂停后将其进行孤立解决,防止个别事务影响到大局。

  D、检验会议结果并告知

  在检验会议结果后,遇到成功的正面的信息,要及时发布告知其他人员,以此激励整个团队向前行的方向发展。

  也是向所有关系人员进行告知事态发展的动态,及时公布进度。

  在公布进度过程中,一定要记住,所有进度都应以数据为基准,结果应建立在数据的基础上,管理应以数据说话,如有可能,雷诺瓦管理咨询的顾问是要求每个字背后必须是一串真实可信并有据可查的数据库。

  如何开好一个会,其实不是我们要的最终目的,而是通过会议来管理团队,这才是真正的意图。会议每天都在进行,它所耗费的时间成本、人员成本、管理成本是一个浩大的工程,假使通过对会议的理解能逐步或者彻底地改变这个现象的话,那么对于任何一个组织来说,一项会议所解决的问题将是不可估量的。

  而且作为其无形的资产将变负面的影响为正面的动力,不断地为这个公司发挥着促进的作用 

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