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项目管理之会议管理

2011/1/7 16:51:33 |  11167次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

而无果

  整个会议在吵闹、热闹中结束,至于会议解决了什么问题,做出了什么决定,下步是什么规划,没有人记住,或许有这个模块,也进行了讨论,但是没有人记祝

  点评:会议,此时成了积极解决问题者的辩论会,他们没有能力控制会议引导会议向着一个明确的方向前进,能做的是调动与会人员的积极性,但积极性这艘船驶向何方,不得而知。

  建议:作为会议的主持者,务必了解会议的集思广益会带来很多干扰问题,这些干扰问题不是我们解决的核心问题,都能进行筛选排除,集中精力和时间将所有人的思路都调集到目前当下遇到的第一重要问题上,并对接下来的所有问题进行重要性排序,依次逐个的解决所有问题。为了能将方法论变成生产力,会议最好能将责任落实到人头上,逐个进行跟踪考核。

  主持会议者,务必明白会议的务实性,无决无果的会议都是官僚的表现,对于一个利润为导向的商业组织来说,玩不起。

  B、无主题无目标-思想混乱

  与会者被临时调集,主持人开场即扔出大量信息,多个信息交叉使得与会者既想解决问题,又觉得无从下手。每个人关注的焦点不同,其背景也各异,最终会议在一片积极争论中迷失方向。

  点评:会议的主持者往往希望与会者能积极参与解决问题,而与会者总是希望主持人能给予启发或是指导,双方的理解和希望产生“期待空隙”,思想没有交叉,会议不但开着累,而且没有成就感,每个人都在赶,最终也没赶出想要的结果来。

  建议:无论是临时召集还是事先预备,明确的主题和目标是必须要向所有与会者宣告的。必要时,这些主题和目标要写在看板上,时刻提醒所有与会者将所有精力放在这些主题和目标上,在会议的最后,将结果和目标进行比照。

  C、无秩序无规矩-现踌乱

  会议常见的怪相:接听电话、交头接耳、随意走动、斜躺在座位上、趴在桌子上、认真看其他东西、聚精会神的盯着看板想其他事情等等。这些对与会者看来,没有任何什么大不了,会议的严肃性和规范性对他们来说,等于不存在。

  点评:此处点明了与会者对于会议的无知或疲于形式,也暴露了主持者的软弱和不坚定。一切以事先人后的原则,在这里不复存在。人阶段性的积极和间歇性的麻痹在这里成为公众关注的盲点,他们怀着积极参加会议,信心满满,同时也真心而无所谓地做着与会议无关的事情。

  建议:导致现踌乱最重要的是主持者缺乏控制局面的能力和技巧,说到底是对会议的召开缺乏经验,除了有意识的进行注意外,要争取在每次会议后都能积极的总结这些原因,假如你在开会的时候,出现了以上列举的各种怪相,请注意了:你的会议现场已经到了混乱的局面。

  D、无主导无节制-流程混乱

  现象:主持者善于发现问题解决问题,并且乐于解决这些问题,凡是问题提出,都不假思索的解决,忽视了会议的主旨和使命。在延展到其他话题的过程中,一发不可收拾,会议时间延长、问题增加。与会者发现,会议成了接力赛,大家跟着主持人从一个会议飞奔到另外一个会议,人在会议中感受到天马行空的憧憬和迷茫,有种快乐并痛苦的感觉。等到主持人从天上回到地面,才发现会议才进行到第二项。

  点评:解决问题本是件好事,盲目地解决问题就是对问题本身认知处于一个空白的状态,是对自我失控的表现。会议有其使命和目标,在会议目标达成后,如有条件的前提下进行问题的解答,也许是较为明智的选择。

  建议:时刻明确会议的责任和任务,明确作为会议主持人的职责和影响,不能将会议作为展示自我的一个舞台,好大喜功在这里同

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