表达,所以在适当时机可以给他们提供露脸或展现自我的机会,增加其对项目的重视程度和认同感,为后续工作顺利开展铺平道路。
最后,需要特别强调的是,这种类型的人待人热情,有时出于职业习惯或为了赢得好感,会轻易应允一些事情,也极有可能未经确认凭感觉回答问题,所以与外向型相关方沟通确认的事情,需要进行多方确认,切不可单凭他们“一面之词”妄下结论。
耐心型
耐心型相关方是耐心的合作者。此类人性格温和、敦厚,行事稳健,有过人的耐力,与之相处不易发生冲突。这种类型的人具有恒心和毅力,能够通过持续的努力达到目标。他们比较在意组织和人员的稳定性,喜欢和谐的团队氛围。但是,他们很难坚持自己的观点或迅速做出决定,因为他们不喜欢面对意见不合的局面,更不愿意处理争执,而且很敏感,这使他们在集体环境中能够左右逢源。
因此,项目经理在与耐心型相关方沟通时应注意以下几点。
(1)耐心型相关方慢热,适应环境需要一定的时间,喜欢和谐稳定的氛围,不喜欢冲突的环境。项目实施过程中,与他们沟通要多注意时机、环境、节奏,留给他们思考的时间。如果项目经理不认可他们的思路或方案,一定要用比较委婉的方式提出来,切勿直截了当,这样会给他们带来心理压力。务实是耐心型相关方的人格特点,夸大与务虚的言辞,会让他们觉得缺乏安全感,所以真诚是首要的前提。
(2)对于要求耐心型相关方完成的事项,应按计划盯紧,由于其拖沓的性格可能会耽误项目进程,应明确给出工作完成和截止的时间,并在截止日期到来前,适当给予友善的提醒,以确保工作如期完成。
(3)耐心型相关方较为腼腆,在人多的场合则更为低调,尽量帮助他们规避在公开场合表达与展现,如果非要其在公开场合表达,应提前与他们做好沟通,帮其做好充分的准备并建立自信,这是最为重要的一点。
精准型
精准型相关方是追求精准的专家。他们特别注重事物的细节,做事情讲究公开、公平、公正,追求完美,注重专业,对工作要求比较高。同时,他们对自己和团队的要求也会比较高,遵从规则,在乎规范化的行政程序、制度,做事小心谨慎,一般不会轻易犯错,因为他们经常对事物进行不断的监督和检查,具有很强的风险防范意识。
精准型的人是严谨的代名词,项目经理在与其沟通时,应保持逻辑严谨、逐层递进并辅以数据作为支撑,尽量避免要求精准型相关方做出立即的决断。因为他们出于谨慎,一般需要较长时间的全面思考,才能给出答复。
对此种类型的相关方来说,与他们沟通时不适合使用空洞理想的语言,过于热情浮夸的辞藻与语调会令他们产生反感。项目经理对他们提出的问题或意见,须经过缜密的思考,再与其进一步沟通确认。
此外,精准型相关方对于某些问题可能存在过度谨慎与死抓细节的情况,往往会因某个细节而纠结良久、畏首畏尾,项目经理应适当提醒他们抓主要问题,考虑项目时间、成本与建设目标的平衡,不能因细枝末节问题而耽误项目进度。
整合型
整合型相关方是灵活的多面手。此种类型的人适应能力非常强,在新的环境或理念冲击的时候,他们调整适应得非常快,具有很强的整合能力,是天生的谈判者和协调者,具有外交家的倾向,说话得体、计划事情比较周详,倾向站在中立的立场,所以与这样的人沟通很轻松,不用太多讲究沟通技巧。当然,他们既定的目标较容易受到影响和动摇。
整合型的人适应性很强,善于整合内外资源、兼容并蓄,通常以合理化、中庸之道来待人处事。项目经理与这种类型的人沟通时要注意跟他们保持同步,这样相处得比较融洽。项目经理应将沟通内容进行分类,不同沟通内容采用不同的沟通策略,沟通方式与方法避免单一。而且,项目经理要考虑周全,可以从其身边的人了解他们的做事风格。
此外,由于整合型的人多变的性格与中庸的处世之道,他们不会轻易做出承诺,说话会留有余地,一般不会独立承担某项责任,所以与他们确认工作事项或签署重要文件时,应加入多级或多人共同确认,帮助其分摊责任,推动工作进行。
结语
在项目执行过程中,项目经理的重点工作主要体现在沟通、协调与平衡方面。项目经理面对五种类型的相关方以何种策略完成沟通、协调、平衡,非常考验项目经理的能力。
尤其是相关方常常具有两种或多种行为特质,甚至有可能同一个人在不同时间、不同事件表现出不同的行为特质。所以,项目经理要灵活掌握PDP理论,仔细分析各种类型相关方的特质,才能在与各相关方沟通中游刃有余, 迅速达成项目目标。