间的关系——他们是仅仅与项目有联系,还是能够对项目进展起到关键性的作用。
第三,找出对项目成功起着重要作用的干系人——要对可能阻碍项目实施的所有人员进行管理。
第四,找出深受项目成果影响的干系人——这也是项目本身的目标。比如,就修建新路这一项目来说,修建新路会对许多人产生影响。有人会积极支持这一项目,因为修路能够带来便捷的交通;而有人则会极力反对,因为修路会让他们生活的环境变得嘈杂。
这些人可能并不会对项目本身的成功产生影响,因此项目经理可能会认为不用理会这些人的意见,但项目发起人可能会要求项目经理充分考虑这些人员的意见,尽量减少项目对他们造成的不利影响。通常,对大型项目来说,把这些人的意愿考虑在内,是项目成功的一个重要因素。
四、客户
项目客户可以分为如下类别:项目发起人、项目投资方、项目受益方、项目成果的最终使用方、项目产品的终端顾客。
项目经理需要在日常的工作中与相关的客户方交谈,倾听他们的心声。场合不同,项目的相关客户也各不相同,因此,项目经理必须拿出时间,分清哪些客户是自己应该面对的客户。一般来说,项目经理需要做到如下几点:
1 确定谁是自己的客户
确定谁是自己面对的客户并不像表面看起来那样简单。参与任何项目的管理工作时,项目经理都应该仔细考虑一下,确保自己明白不同的客户群体会对项目的成功起到什么样的作用。
2 确定相对关键、相对重要的客户群体
并不是所有类别的客户都有一样的表现,项目经理的时间有限,根本不可能与每个人都进行充分的沟通。当然,不应将这些问题当作项目管理不善的借口和托词,但必须注意,要把主要的时间投入到最为重要的那类客户身上去。
3 确定对客户有用的信息
不同类别的客户具有不同的信息需求。对负责财务出身的客户来说,在项目已经花费了多少和项目进展如何这两个问题上,他更关心的是前者;项目产品的终端客户更关心的则是项目的最终成果将如何实现与其自身需求相匹配这一问题。
4 确定信息传递的最佳时机、途径和方法
对有些类别的客户,需要进行经常性的沟通交流,甚至需要每天沟通;而对有些客户,偶尔与其进行一下沟通,就会让他们感到相当满意。有些客户需要得到极为详尽的书面报告,而有些客户则只需要通过电子邮件进行沟通就可以了。
5 确定自己需要从客户方得到的信息
信息传递是一个双向过程。项目经理往往只是注重把自己的信息向客户一股脑儿地和盘托出,却没有思考自己需要从客户那里得到哪些相应的信息——这一点,无论是从向项目经理提出更多要求这一角度上来讲,还是从向项目经理赋予更多职责的角度上讲,都对项目成功、对项目经理成功具有一定的帮助作用。