仔细思考。有的项目使用网站和网络服务器，或信息管理系统，进行项目重要信息的存储。有的项目则使用群件来维护项目文件，并提供电子邮件等服务。
不管你用何种方式存储项目数据，要保证所有项目成员能随时获得所需信息。将最新的项目文件存储在方便查找的位置，进行清楚地标记，及时删除过时信息。
十、决策
项目管理时时有决策，快速得当的决策对于项目控制至关重要。即使项目领导掌握了控制权，完善的集体决策流程仍然裨益颇多，因为共同决策能获得更多内部支持，效果自然会更好。
项目工作中的决策绝非易事，项目组内纷繁复杂的观点让决策更加困难。项目各方认同的问题解决流程可以简化决策的过程，照顾各方要求。尽早和你的项目组一起设立决策流程，或采用现有流程，或对现有流程做适当的修改。好的决策流程能为你的项目控制提供强有力的支持。该流程应该包括以下步骤：清楚地陈述必须解决的问题。吸纳所有需要参与决策或将会受该决策影响的成员参与决策过程，这样可以争取团队支持。与项目组一道重审项目陈述，必要时进行修正，让每位成员获得一致认识。
针对决策标准(如：成本、时间、有效性、完整性、可行性)，开展头脑风暴或讨论。选择那些与计划目标关联的、可执行、可供项目各方参考供决策之用的标准。与项目组一道确定各标准的权重(所有标准的权重总和为100个百分点)。
设定决策的时限，规定用于调查、分析、讨论、最终决策的时间。
理性对待讨论中出现的异议。有必要的话，可增加决策标准。开展头脑风暴，在规定时间内尽可能多地产生决策想法。多方发展整个项目组都能接受的想法。通过集体投票的方法进行筛选，至多确定六个考虑项进行具体分析。分析其与决策标准的契合度。根据评估和权重标准，将这些选项进行排序。考虑采用首位选项的结果。如果没有异议，则结束讨论并开始实施决策。将决策写入文件，并与团队成员及项目相关方面沟通决策结果。