控制
在项目的中间阶段,也就是项目的计划和执行阶段,如果已做好了项目启动阶段的工作,这一阶段的主要问题就是解决好计划的问题了,也就是跟项目团队一起制定切实可行的项目计划(包括范围管理计划、项目进度计划、成本计划、质量计划以及风险管理计划和人员工作分配计划等),这一阶段作为项目经理的主要工作是协调和安排好各部门和各团队成员的工作,监督项目团队的工作进程和解决工作中遇到的各种实际问题和突发问题,并制定团队成员的绩效评定计划,科学的安排各种资源。重点是要确定项目范围,制定WBS,并与客户充分的沟通,了解客户的真实需求,避免在IT项目中经常出现的由于没有明确界定项目范围,又没有一套完善的变更控制管理流程,而任由用户怎么说,就怎么做,造成用户不断有新的需求出来,项目组也就要根据用户的新需求不断去开发新的功能。使项目变成一个无底洞,没完没了地往下做,项目成员“肥的拖瘦,瘦的拖死”,实在做不下去只能跑了。
在项目的执行阶段,主要是解决时间进度和成本以及质量的矛盾问题,在时间和成本的约束条件下实现项目的质量目标,这就需要项目经理充分依赖项目团队的知识技能和充分发挥团队的主观能动性来实现项目的最终目标。在这一阶段,很多事情就不是项目经理个人能力的问题了,与公司的资源、项目团队的技术水平和经验能力都有很大的关系,也是风险出现几率和影响最大的阶段,所以在这一阶段对风险的管理也要特别的重视。由于这一阶段出现的变数特别多,因此在执行阶段最重要的问题是做好项目的控制,确保项目在按计划执行,当然这一阶段也是计划修改和变更最多的阶段,因此做好对项目的整体变更控制,就成为这一阶段的核心问题。有很多项目就是因为没有做好变更控制的工作,造成项目的时间进度超过计划的目标。
四、项目的收尾阶段中的核心问题---文档工作
在项目的收尾阶段,最重要的就是文档的工作了,一定要做好详尽的文档记录,这会为以后的维护和保修带来极大的便利,否则将为日后的售后服务工作付出数倍的代价,曾经经历过一个校园网的项目,就是因为没有给用户提供详细的文档,而自己本身也没有做好详细的记录,结果在几个月后客户的网络出现问题,等们到达现场,连们自己的工程师都不记得当时是如何配置的了,检查物理线路的连接,由于没有做好标记,只能一个一个测试,浪费了大家大量的精力和时间,而这些如果是做好文档记录工作的话,就不会有这么大的麻烦了。
从上面的论述们可以知道,在不同的项目阶段们面临的问题是不相同的,在做项目管理时,一定要从整个项目的整体管理出发,不能单纯的强调某一个方面。、
现在有部分同行或学者认为范围管理最重要,又有人认为时间管理最重要,而且都从各自的角度进行了论述,这些都没有错,但是有失偏颇,笔者认为项目的整体管理最重要,因为每个项目的情况都是不一样的。在一些情况下,时间是最关键的因素,比如在上面谈过的IT项目,最重要的可能就是项目范围的管理;又比如们的“神州5号”载人飞船的发射计划,想质量应该是最重要的因素;而对于公司来说,也许一个项目的成本才是最重要的;而对于一个优秀的项目经理来说,沟通才是他面临的最大挑战。