在项目管理中,关键是抓住项目管理的命脉,文章提出项目管理五个过程组中的核心问题是授权、沟通、确定项目范围、变更控制与文档工作,这是项目管理的精华所在。进行一个成功的项目,关键是要抓住整个项目管理中的命脉,而对于那些抓住了命脉怎样来解决问题,就是仁者见仁,智者见智了,而这也正是项目管理真正艺术的所在了。
一、项目管理生命周期
项目生命周期的划分有很多不同的划分方法,这里根据项目生命周期的一般样板划分为三个阶段:起始阶段(Initial phase)、中间阶段(Intermediate phase)和结束阶段(Final phase)。按照PMI的定义,项目管理的5个过程组分别为启动(initiating processes)、计划(Planning processes)、执行(Executing processes)、控制(Controlling processes)、收尾(Closing processes),而项目管理九大知识领域的39个过程就分散在五个过程组中。
笔者认为项目生命周期和5个过程组的关系对应如下:在项目的起始阶段,主要是启动过程组和计划过程组的一部分,在项目的中间阶段,主要是计划、执行和控制过程组,在结束阶段就主要是收尾过程组了。
根据上面的讨论,可以认识到一个项目的成功,取决与上面各个环节(生命周期阶段)的成功,任何一个环节的失败都有可能导致整个项目的失败。也就是说们要抓住生命周期各个阶段的主要矛盾和主要任务,即抓住项目管理的命脉。下面就来谈谈项目生命周期各个阶段的主要矛盾和面临的挑战。
二、项目起始阶段中的核心问题--授权与沟通
在项目的起始阶段,最重要的就是得到项目章程和对项目经理的正式授权,换句话来说就是得到高层领导对项目的正式认可和足够的重视,这一点非常的关键,如果这一步没有做好,将会对项目以后的开展造成极为严重的影响,甚至导致项目的失败。大部分项目的失败,虽然直接原因多种多样,但很多原因的引起都与此有关。例如们经常在项目中遇到的身边的人员不配合,得不到必要的资源,这些究其原因大部分是因为没有正式的项目授权,特别是在国内,大部分企业的组织结构都是典型的职能型或弱矩阵型,这样的问题就更显突出。即便是在国外项目管理发达的国家,也同样存在相同的问题,否则PMI也不会老在PMBOK里面强调高级管理层的支持了。由于在项目的启动阶段不能得到相应的资源和人员的配合,就根本谈不上在日后项目的执行阶段实现对范围目标、时间目标和成本目标的管理,更加谈不上如何达到项目的质量目标。
PMI把沟通管理和人力资源管理放在比较次要的位置,诚然在整个项目管理中达到项目的范围、时间、成本和质量的目标是一个项目的最终目的,但没有好的沟通和人力资源的管理,如何达到这样的目标,实现对范围、时间、成本和质量的有效管理,笔者认为这些都是技术问题,或者说是科学,都是可以定量控制的,而对沟通和人力资源的管理窃以为是一门艺术,是难以实现定量控制的,这也恰恰是项目管理的核心和魅力所在,也是为什么对项目管理(或者说管理)到底是一门科学还是一门艺术的争论的原由所在。而PMBOK也在沟通管理中强调项目经理80%"90%的时间用于沟通,所以沟通技能认为是评定一个项目经理是否成功的重要因素之一。特别是在项目起始阶段,有效的沟通就成为项目成败的关键因素之一。而良好的沟通技能也是前期项目经理获得项目授权和高层支持以及相关人员支持的必备技能了。
三、项目的中间阶段中的核心问题--确定项目范围与变更控制