位于德拉华州的AET Films(一家包装用聚丙烯薄膜的制造商)曾经在内部部署Mircrosoft Project Server，而且还聘用了一个项目管理专家来领导整个实施过程。然而这项工作的难度超出了该公司的预期，其信息服务总监Jim Burger描述到：“所涉及的人越来越多，事情却愈发棘手。”
这段经历促使Burger找一种轻量级的、基于云的方案，从而打消对全职经理或独立应用服务器的需求：“我们调研了10到12个基于云的项目管理工具，然后初选出了其中3个。” Burger选定的三个候选厂商是AtTask Inc.、Qtask Inc.以及LiquidPlanner Inc。LiquidPlanner公司最终被选定，因为其可以组织子项目团队，而且其产品包含诸如Chatter(一个微博功能)这样的协同工具。现在650人规模的AET Films有34个有效的LiquidPlanner用户，另外还有20人尽管不是有效用户，但是可以浏览项目进程。
对于任何一个企业来说，项目管理都是成功的关键，而这项工作需要昂贵的基于服务器的项目管理套件，甚至要聘用项目管理专家。要按时按预算地完成项目管理是具有很大难度的，无论是开发新产品、新IT系统或者新的客户服务系统。对于很多企业尤其是小企业而言，基于云的项目管理服务正是解决这个问题的良方。
基于云的服务非常适合于项目管理，因为这种模式可以让工作的启动变得相当容易，由此也使项目本身能够快速启动并平滑推进。而且，项目结束也就意味着相应管理工作的结束，根本没必要保有一个项目管理服务器以及相应的软件许可证 – 更遑论一个全职的项目管理专家了。
除此以外云项目管理模式还有其他好处。云中的应用天生就适合于多人协作，而且能使移动用户通过Web就可以了解项目状况。还有低成本的优势：基于云的应用几乎总是比传统上基于服务器的应用便宜。
因为云计算是近年来才兴起的，很多潜在客户对云服务商提供的设施和灾备站点处于异地的情况比较担心，不敢把自己数据托付出去。虽然这种担心目前日渐消退，但是诸多云项目管理服务的用户仍然心存疑虑。
Jeff Greenberg是InfrastructureWorks LLC(位于新泽西州的一家IT集成商，使用NetSuite Inc.的OpenAir系统来进行项目管理)执行总监：“当四年前我们开始使用云服务时，曾经对于关键数据的外移有过担忧。主要是担心安全性和可靠性方面，毕竟数据不在我们手边了，也许会失去控制。”为了减少用户对于数据丢失的恐惧，NetSuite公司允许用户随时下载项目数据以达成备份的目的。“出于安全和隐私的考虑，我们也将数据拷贝进行了备份。”Greenberg表示。
NetSuite的服务在可靠性方面良好的记录让Greenberg感到放心：“到目前为止，服务从未出现过意外的中断，而我们再也不用自行维护一个系统并千方百计地确保其稳定可靠。”
更大规模的公司通常会在安全方面有较高要求。Trilog Group Inc.是位于马萨诸塞的一家项目管理软件商，其CEO Alex Homsi表示该公司的ProjE xec Online(云计算版的ProjE xec项目管理工具)是运行在由生物识别技术保护的设施中。ProjE xec Online与备份设施之间有加密的通讯链路，可以提供用户数据备份功能。“这是大公司所要求的。”Homsi表示。
“项目规划数据保密的问题从未成为过拒绝云项目管理工具的原因。”AET Films的Burg
er说。尽管客户要求备份，但其实信用卡数据和交易记录才是需要最高等级保护的数据，绝大部分的项目管理数据不是一个企业最机密的信息。