公司内部的沟通方式不外乎两种:正式沟通和非正式沟通。所谓正式沟通,就是通过固有的组织结构按照规定的信息传递渠道进行的信息交流和传达。这种沟通方式具有沟通效果好、易于保密、有较强的约束力等优点,缺点是方式刻板、沟通速度较慢、缺乏相应的反馈和互动交流。
非正式沟通,指的是通过正式沟通渠道以外的信息交流和传达方式。在实际工作中公司员工往往会通过非正式渠道获取和反馈大量信息,如果能够对企业内部非正式的沟通渠道加以合理利用和引导,就可以帮助企业管理者获得许多无法从正式渠道取得的信息。 正式沟通的渠道和方式有多种,什么情况下使用何种方式沟通通过何种渠道沟通必须有较明确的规定,有明确的管理手段。该企业原有的粗放的沟通管理模式,使正式沟通缺乏管理,随意性大。很多正式的沟通未能起到应有的作用。故正式沟通必须整顿、规范。
由于沟通管理的缺乏及其它原因,该企业非正式组织较多,非正式沟通较为盛行重视非正式沟通包含两层意思:一是限制其对企业不利的一面的发展,必要时以行政手段对非正式组织进行干涉;二是因势利导,用合理的方法引导其往好的方向发展,在正式沟通所不能或不好解决时,让其发挥有效补充的作用。
该企业系统化沟通管理的实施
1.正式沟通管理
正式沟通管理包含以下三部分:
(1)垂直沟通管理
垂直沟通包括向上沟通和向下沟通,在多种沟通方式中,垂直沟通应以直接和双向的沟通效果最好。所以规定:向上沟通的方式以正式会议、员工定期申诉制、工会工作汇报、设置总经理意见箱等为主。正常的汇报以逐级上报为主,特殊情况或汇报上级问题未及时解决时可越级上报。向下沟通的方式以正式会议、企业内部出版物等为主,正常的命令发布遵循逐级发布的方式,除特殊情况尽量不要越级发号施令。
(2)水平沟通管理;即企业同一层级的沟通管理。首先确定部门负责人每日早会制度,加强部门负责人之间的沟通。二是在各部门内部建立横向沟通渠道增加部门内部工作的协调性。三是以业务为中心,由市场部牵头,统一协调与整个业务流程有关的沟通工作,所牵涉的部门积极配合,各负其责。
(3)周边沟通管理;即企业内处于不同层次的没有直接隶属关系的成员之间的沟通管理。这种沟通需严格加以限制,越级指挥易造成多头领导,下属无所适从,工作难以安排。故规定,越级越部门不具有指挥权,只有建议权。
2.非正式沟通管理
以工会组织为主,积极了解非正式组织的日常状态,同时建全壮大工会组织,开展多种方式的活动,吸引员工参与,发挥工会组织的作用。同时加强和各非正式组织领导的沟通,及时了解各非正式组织的各种诉求,帮他们排忧解难,增强企业和员工及各非正式组织之间的信任,引导他们向好的方向发展。
3.培训沟通知识、技巧
人际沟通是人们生活的一部分是企业沟通的基础,很多沟通发生障碍的原因就是沟通者这方面知识技巧的缺乏。所以由人力资源部安排对所有员工进行人际沟通知识的培训,提高全体员工的人际沟通能力。领导在管理活动中的沟通,是领导艺术的一种。在该管理活动中很多沟通障碍是由于领导这方面能力的欠缺造成的。所以同样由人力资源部安排对所有管理层进行此知识的培训,提高全体管理层的沟通和领导能力。
4.利用信息技术拓宽沟通渠道
信息技术的革命已经部分的改变了人们沟通的方式。其积极作用有:快速便利;减少沟通费用;提高工作效率;降低劳动强度;增加了员工的自由度;减少了污染和拥挤等。当然也有消极作用,如:减少了人际沟通;缺乏个性等。积极作用是主要的。利用公司现有的信息化设备等资源,拓宽企