项目型企业的项目战略规划实施是一个过程。
根据企业的状况,该过程需要半年到两年的时间。通常,项目战略规划实施过程分为三个阶段:企业高层通过战略研讨会达成企业实施项目管理战略的目标,并承诺实施项目管理战略;建立企业的项目管理方法和以项目管理为核心的业务流程,规划相应的组织角色、绩效考核等;实施以项目管理为核心的业务流程需要从简单到复杂,逐步实施。
1 选择项目和项目的初始过程
项目的选择和计划是国内企业项目管理上的薄弱环节,也是建立项目管理流程中需要特别加强的。实际工作中,企业的项目过程分为两个主要阶段:项目的选择过程和项目的执行过程。项目的选择是项目型企业业务能力的关键核心。
项目型企业的项目选择过程,是指从市场上获得商机到与客户签订项目合同的过程。过程开始于收集项目商机、进行简单评估,确定可能的目标项目,初步选择适合本企业的项目,然后对项目进一步分析,与客户进行沟通,制定项目方案和计划,通常还需要与客户进行反复交流,参加竞标,直到签订合同才算完成项目的选择过程。
在项目选择过程中,关键是对项目的定义和计划已经有相当明确的描述,应包括明确项目的目标、时间表、项目使用的资源和经费,而且得到执行该项目的项目经理和项目发起人的认可。项目执行则是依此进行管理。IBM公司的一位资深项目经理说过,“好的项目经理选择对的项目”,很有道理。也就是说,项目经理在项目的开始前,必须对项目进行分析,判断项目是否正确,是否可以执行完成。
尽管项目经理常常没有挑选项目的权力,但有经验的项目经理接手项目后,会立即全面了解项目,与客户确认项目的目标,对项目进行分析,研究项目计划的可行性。当发现项目与初始计划有偏差时,必须与有关人员沟通,达成共识,得到客户和公司领导有针对性的承诺,以便项目可以按照计划进行。
项目选择过程是以项目管理为核心的业务流程中最重要的部分。企业首先要选择正确的项目才能成功执行。只有这样,项目才能为公司创造价值。
2 项目管理的财务体系是绩效考核的基础
建立支持项目管理的财务体系是IT服务企业运营管理的基础,也是企业进行绩效考核的基础。国内很多IT服务企业财务上没有进行按照项目进行核算,而是按照部门进行核算,项目经理得不到所负责的项目的财务的执行状况,公司层面也没有明确的按照项目核算的财务数据。没有明确的项目财务数据,项目的成本管理就成了一句空话。
项目管理的财务体系,首先必须能够按照项目进行核算,其中人工时和人工成本是个关键。人工是IT服务企业的主要成本之一,而且人工资源的有效使用直接关系到企业的盈亏。企业需要通过财务规划,确定单位人工时的成本,另外,企业通过人工时系统,纪录员工在单个项目上花的人工时数,两者相乘,便可得到项目中应该计入的人工成本。
其次,是能够按月进行项目的绩效统计,其中收入确认方法是关键。因为IT项目的周期较长,很多项目是跨企业的财务核算周期的,按月进行项目绩效统计,确认项目的收入和成本,是项目管理财务体系的关键。建议对于大项目采用完工百分比(POC)的方式,确认项目的收入。
在此基础上,可以设计企业的部门、项目经理、技术人员的考核指标,并且财务方面可以按时给出具体的数据。例如:技术人员在项目中工作的时间是考核的关键指标,可由工时系统给出。项目经理对项目的财务指标的控制是项目管理考核的关键,每月项目的收入和成本可以反映这一点。部门的收入是部门考核的关键,可由部门所有项目累加得到结果。
3 把项目风险管理落到实处
风险管理的过程由