为达到项目管理办公室（PMO）的短长期工作目标、工作范围及工作内容，使工作流程程序化，强化工作职能，并使其持续运作，可以将PMO的设立过程分为以下四个阶段。
第一阶段：确定PMO的短长期目标和工作范围及内容。首先通过调查分析，确定组织项目管理成熟度，并了解员工对组织的期望；对组织及现有的项目进行SWOT分析，明确组织的现状及远景规划，确立PMO的短期及长期目标。根据目标和规划，建设PMO的组织架构，确定PMO的职能和人员。
第二阶段：按照PMO发展计划执行，并不断完善计划。实施PMO的短期计划，并不断修正计划，从而有助于完善长期计划。建设适合组织的管理标准体系，拟定并实施培训计划，提供项目指导工作。PMO在本阶段必须能够步入正规，为组织项目管理体系提出可实施的前景，并为第三阶段的工作提供条件。
第三阶段：健全PMO的职能，工作流程程序化。本阶段的主要工作为在第二阶段的基础上，继续执行PMO的计划．并健全PMO的职能，令PMO的研究发展成果直接为组织带来效益。研究发展成果包括培训计划的实施流程；管理体系的运作；阶段性报表分析；阶段性报告程序；项目资料管理体系；项目管理软件、工具、技术、手段的开发与引用等。
第四阶段：强化PMO工作职能，并令其持续运作。本阶段的工作是继续强化PMO 的工作职能，不断完善PMO工作方式，并扩大其工作范围，优化项目管理活动，并在各种持续的工作中提供指导，为组织提供各种支持。