规范的项目采购管理要兼顾经济性、合理性和有效性，可以有效降低项目成本，促进项目顺利实现项目的各项目标，成功完成项目。采购工作又是项目执行的物质基础和主要内容。
项目采购管理是项目执行的关键性工作，是做好项目的重要方面，项目采购管理的模式在某种程度上决定了项目管理的模式，对项目整体管理起着决定性作用。项目采购管理所采购的项目物质或技术资源，必须符合项目设计和机会要求，如果采购的产品或服务不符合设计的要求，到货或服务周期无法满足工期要求，将会直接影响项目的质量，甚至导致项目的失败。
因此项目采购管理不仅是采购回来“东西”那么简单，更重要的是要重视采购管理过程的管理质量。
项目采购管理是从项目外采购工作所需的产品和服务的过程。项目采购管理包括项目团队管理合同所需的合同管理和变更控制过程，同时也包括对项目买房与项目团队间合同的管理。
1、项目采购管理过程包括：
1）采购计划编制——决定采购什么，何时采购。
2）编制合同——记录项目对于产品和服务的需求，并且寻找潜在 供应商。
3）招标——获取适当的信息、报价、标书、要约或建议书。
4）供方选择——审核所有要约，选择供应商并与之谈判最终合同。
5）合同管理——管理合同以及买卖关系；审核并记录供应商的绩效以建立必需的纠正措施并作为将来选择供应商的参考；管理合同相 关的变更和与项目客户的合同关系。
6）合同收尾——合同履行和清算，包括对一些未决项目的决策。
项目采购和合同管理的定义：采购是从项目外部获得产品和服务的完整的购买过程。在信息系统集成行业，普遍将项目所需产品或服务资源采购称为“外包”。
对于企业而言，一般存在不同采购种类，一种是依据公司的战略计划的采购行为；一种是依据公司所投资（或承包）的项目特点、环境的采购行为。
2、项目采购管理定义：是从项目外购买或获取工作所需的原材料、产品、货物和服务的过程，也就是有效规划、管理和控制项目采购的过程称之为项目采购管理过程。
1）项目采购什么
项目采购管理首先要明确采购的对象及其质量要求。对于项目采购的产品和服务，具体项目会有具体化的定义，但就产品和服务及其质量应该满足产品的3个条件。产品的通用性、产品的可获取性、产品的经济性。
2）项目采购的时机
项目中不同产品和服务，根据项目执行的不同阶段和具体项目特点，采购的时间和地点应该有所不同，必须考虑每一项采购的最佳时机，这样既可避免由于采购过早造成库存成本增加又可防止采购延迟引起的项目工期延误等。采购的时机，不但要考虑到项目的实际要求，还要考虑到供应商提供产品的到货周期等相关因素。
3）项目采购的方式
采购一般可以分为招标采购和非招标采购。
4）项目相关产品采购数量
5）项目采购成本的制约因素
3、采购计划编制
1)采购计划编制的输入：项目章程、项目范围说明书（设计说明书、执行说明书、功能说明书）、项目管理计划、工作分解结构和字典、环境因素和组织因素、组织过程资产、风险记录。
2)采购计划编制的工具和技术：自制/外购分析、专家判断、合同类型。