很多项目经理都知道沟通是很重要的，因为项目经理工作时间中的80%左右都是在沟通，可是现实中，有多少个项目经理真正花时间去学习、去研究过沟通呢?真正了解沟通的本质与方法的项目经理又有多少呢?这就引发了一些有趣的话题：为什么沟通这么重要，大家不去研究沟通呢?我们是不是可以得出这样的结论：提高沟通效率就可以提高项目经理的工作效率。如果结论成立，那提高沟通效率就应该成为项目经理提高工作效率的重点。
如何提高沟通的效率呢?
我们建议可以从项目沟通需求分析开始，从培养项目经理自身沟通的好习惯做起，这样一定能提高工作效率，达到事半功倍的效果。
一、做好沟通规划，确定沟通目标
在项目管理人员之中，有相当多的项目经理常常都在疲于应付那些层出不穷的项目问题，基本上属于“头痛医头，脚痛医脚”的救火队员，每天忙于沟通但效率低下，虽然也有很多项目经理经常参与各层面的沟通会议，但效果却不见得有多好。这也是目前很多项目经理的工作现状，无论是管理50人/月、100人/月还是更多的人的项目，项目经理都处于责任大、压力更大的状态下。之所以会出现这种现象，部分是因为项目中缺乏行之有效的沟通流程与方法，也有部分是因为这些项目管理人员沟通意识薄弱。
一个公司的项目经理A，在谈到项目管理时，感受颇多：“现在跟进项目时，一般都是我全程跟踪，跟各方面沟通，因为公司项目多，有时一个项目经理要管几个项目，所以项目经理投入到不同项目的时间有限。比如项目进行中出现了技术问题，我会要求项目工程师解决，并要求其给出计划及时间表，但往往项目工程师迟迟交不了计划，拖拉几天后才给计划，又因为别的部门拖延时间，就会导致计划又延误。类似情况我经常向上面反映，因为领导有很多事情在身，也只能抽空催工程师和其他部门，更多时间是让我来催促。但我对他们既没有考核权也没有命令权，所以经常争吵不止，而出了问题，通常只会找我负责，真的很无奈!”
这个案例中的主要沟通问题是没有做好沟通规划，沟通目标不清晰，项目经理应该承担主要责任。当然这个公司的WBS(工作分解结构)也有些问题，责权不清。如果该公司项目经理能建立信息发布、绩效报告的平台与系统，区分了与不同利害关系者沟通的目的和方法，项目中的沟通问题就会比较容易理顺了。项目经理还要确定项目沟通通常需要的信息，尽可能化繁为简地沟通，为此项目经理要做好以下几方面的工作：明确组织机构图;明确项目组织和利害关系者职责关系;列出项目中涉及的学科、部门和专业;列出多少人参与项目、在何地参与项目等后勤物流因素;内部信息需求分析;外部信息需求分析;利害关系者信息需求分析。
二、主动沟通
与疲于应付的项目经理不同，也有相当多的项目经理有着主动沟通的好习惯。主动沟通与被动沟通就好比是操之在我与受制于人。毫无疑问，大家都不想受制于人，可是，根据笔者多年从事项目的经历来判断，有主动沟通习惯的项目经理所占比例甚至不超过50%，以致每天问题缠身。
项目例会是项目正式沟通的最主要形式之一，是项目经理主动沟通项目信息、跟踪项目进展情况、解决项目内部冲突、确保项目按计划进行的有效手段。通过举行项目例会，项目经理还可以与项目组成员、甚至组织内部的发起人、相关职能部门经理等项目利害关系者进行充分地、面对面地沟通，一方面可以帮助项目经理全面了解项目的进度、成本、质量、范围的完成状况