近日，听到行业同仁质疑项目例会的作用，认为此环节可以省掉、也节省了大家的时间。在此，我们再来探讨下项目例会的作用以及如何有效的召开项目例会。
为什么要召开项目例会？
（一）形成利益共同体
项目自正式启动后，组建了项目团队，推进项目各项工作。在启动会上，官方制定项目经理，明确项目团队成员，明确项目目标。在某种程度上来说，项目团队向组织立了军令状，要在计划时间、成本内，实现业务目标。
自启动会，项目团队形成了一个利益共同体，项目成功代表着团队成功，映射到团队优秀绩效；反之，项目失败也意味着团队失败，团队也不会拿到好的绩效。
（二）项目信息公开共享
经历过项目实施的项目经理们都清楚，项目要取得成功，必须做好沟通工作，确保相关方对项目信息的一致认识。在项目执行过程中，经常出现成员A认为要采用Plan A，而成员B认为要采用Plan B，成员C是A和B的下游，不清楚要沿着哪条路走的现象。很明显，这是沟通出了问题！
采用发送邮件形式，将项目信息通知项目成员是不是就可以了？
邮件也是一种常用沟通方式，但会出现项目成员未读邮件、读了不办理的现象，达不到有效沟通的目的。这时，有人说，邮件发了，看不看、办不办是他的责任，我已经做了我应该做的了。
这是及其错误的，因为项目团队是一个利益共同体！什么是有效的传达项目信息呢？能使项目成员及相关方真正获取到、并准确理解信息，才可称之为有效的。我们不仅要关注有这个活动，还要关注执行该活动后的结果。
经前辈们实践，项目例会就是一种很好的方式。面对面的项目例会要比在线会议效果好。面对面传达信息时，可以观察到成员的表情，能够感知到是理解？赞同？质疑？还是反对？这种情况下，就可以当面给出进一步的回应。
（三）风险问题全面影响分析
项目执行过程中，成员A提出了一个风险，认为采用Plan A，可能会对开发进度造成延迟，开发工作量增加。项目经理基于此，与A成员沟通，制定了风险的应对与跟踪计划。随着项目推进，风险转化为了问题，测试团队、运维团队也受到了影响，带来工期延长、工作量增加的结果。
很明显，是风险问题影响分析不充分！
如果我们在各方都参会的项目例会上，给所有团队成员讲解该风险，并征求团队成员意见，有无没有考虑到的影响，是不是就避免了这个问题呢？
（四）增进团队感情，增加项目成功概率
执行项目的都是人，人都是有感情的。我们也知道，同样做一件事，我愿意做的话，用一天的时间可以做到100分，我不愿意做的话，我会在Dealine时刻完成，并且只达到60分。
在某种程度上，项目例会也起到了团队建设的作用。例会上，各条线、各领域的成员都在，共同参与项目问题讨论，共同制定方案，不知不觉中，营造一种有事大家抗、有利大家分的氛围。
如何召开项目例会？
关于如何召开项目例会，我们需要根据第一部分来规划。三个关键词，“高效”、“参与感”、“成就感”。
（一）高效
事先准备好会议议题，最好是形成制式模板。通常包括进度计划概览与执行情况、变更情况（需求变更、计划变更、资源变更等）、问题风险情况、待决策事项情况以及按需开展的专项议题。
会上不发散、不扯闲篇。项目经理控制好会议节奏，不应发散的地方及时收住，控制好爱扯闲篇的成员。
（二）参与感、成就感
及时捕获团队成员在项目执行过程中的亮点，并由成员做分享，增强
参与感，给予成就感，同时在项目内营造“比学赶帮超”的氛围。
综上，我们必须要召开项目例会，并且需要项目经理们开动脑筋组织好项目例会，为项目成功助力！