作为项目经理,你的主要工作是领导和协调项目团队,以生产客户期望的成品。
在许多项目中,尤其是大型或复杂项目,有许多人致力于实现这一共同目标。
他们具有不同技能、不同个性、不同地理位置和不同动机。在任何给定时间也可能要完成几项活动,团队遇到的几个问题,以及客户需要做出的几项决策才能继续推进该项目。
本文将分享项目管理过程中,项目经理应该跟踪的六大重点事项,以提供最佳结果。
可能还有其他类型的信息需要分享或跟踪,这取决于正在运行的项目类型,但你至少应该跟踪以下这六大事项。
1、范围、章程或工作说明
对于你运行的每个项目,第一件需要跟踪的事是范围、章程或工作说明。
该文档是项目经理和要求你生产成品的人(也称为请求者或客户)之间的书面协议或合同。
它描述了你将为他们制造或生产的产品,一些常规参数(例如尺寸和形状),以及通常如何进行操作,包括通常负责做某事的人员。
例如你的团队负责构建事物,而你的客户负责在整个项目中提供需求和各种批准。
它不应该像项目进度表那样详细,但应包括高级信息,例如总体工时表、所涉及的每个人的总体职责以及总体成本。
不过,请不要陷入设计解决方案的陷阱,只捕获客户的需求。在项目的稍后部分,你应该有机会创建更详细的设计。
2、WBS、工作分解结构和项目进度表
WBS、工作分解结构和项目进度表是你同意为客户生产的商定项目可交付成果以及所需的活动和资源的层次分解。
这两件事通常是相伴而生的。
实际上,许多人将WBS和项目进度表看作是同一件事,但从技术上讲,它们并不相同。
WBS和项目进度表应该具有相同的总体结构,但是项目进度表比WBS详细得多。
WBS是范围文档中描述的可交付成果的分层细分。
如果范围文档创建正确,那么你应该能够将该文档中的高级可交付结果作为WBS的起点,从而进一步细分它们。
项目进度表应包括来自WBS的可交付成果明细,以及计划的活动和生产它们所需的资源。
你可以在电子表格中创建WBS和项目进度表,但建议你使用项目进度表软件来创建和管理这些内容。
3、设计文档
设计文档是一份详细的文档或一组文档,描述了你将如何为客户构建或创建成品。
现在,设计的大小、细节和格式各不相同,具体取决于你制作的项目类型。
它们可以是概念草图、电气原理图,可以是计算机辅助设计或CAD
在构建任何东西之前,请记住要让你的设计获得客户的认可,否则你可能会冒着客户改变设计的风险,并迫使你在以后花费时间和金钱进行重新构造。
如果你的客户确实希望在获得批准后更改设计的某些方面,请要求他们重新批准更新的设计,以及从时间或成本的角度考虑更改对项目造成的任何影响。
4、变更请求
变更请求与范围文档、项目进度表和设计文档紧密相关。
变更请求是与最初商定的项目范围、工时表和成本估算的任何偏差。
你可以将变更请求视为对你的团队和客户之间形成的原始协议或合同的修订。
这些更改可以包括范围更改,如时间表或截止日期的更改,或成本的更改。
这些更改可以由项目团队或你的客户提出建议,但是在你解释了对任何时间和项目成本的影响后,应由客户批准。
请记住,范围、时间和成本更改可以互斥。
例如,你的项目可能会有范围变更,但是可能会也可能不会因为该范围的变