只有变化才是永恒的,这是很普通的道理。关键是,应该如何适应甚至引导各种变化。《孙子兵法》对“变化”就有很精辟的论述:“水因地而制流,兵因敌而制胜。故兵无常势,水无常形;能因敌变化而取胜者,谓之神。”
用兵打仗没有一成不变的打法,就像水流没有固定的形态一样,必须根据情况的变化而变化;能够根据情况的变化而取得战争的胜利,那才是用兵如神。项目管理也是一样,能够灵活地应对变化并顺利完成项目,才是优秀项目管理能力的体现。
变更的基本类型
变更的基本类型有修改计划、纠正执行偏差、进行缺陷补救、采取预防措施。
修改计划是指对已经批准的计划进行修改。我们需要用项目计划作为项目执行的指导和依据,但又不能一成不变地死守项目计划。甚至可以说,计划一旦开始执行,就要准备好对计划进行变更。
最理想的情况应该是这样的:项目基准计划无须变更,项目工作计划则必须根据具体情况的不断变化加以调整。对项目工作计划进行调整,正是为了保证项目基准计划的实现。项目的范围、进度、成本、质量、风险、资源、沟通、相关方参与和采购计划,都可能需要变更。无论项目执行开始之前的计划编制工作做得有多好,都无法彻底避免对计划进行修改。
纠正执行偏差是指针对已经发生的项目执行的严重偏差,采取措施把项目执行重新拉回到项目计划的要求上来。
进行缺陷补救是指针对已经出现的可交付成果的范围缺失(如少了某项功能)或质量缺陷(如不符合技术要求),采取措施进行补救。
采取预防措施是指针对未来可能出现的严重偏差,采取措施加以预防。
项目计划总会有或多或少的不足,项目执行总会出现一些不尽如人意的情况。变更并不可怕,可怕的是无序的乱变。
变更管理的基本原则
项目变更管理的基本原则包括:
(1)做好变更的心理准备。大家都知道,变化是永恒的,而不变是相对的。
(2)只做必须做的变更。因为变更很可能带来各种连锁反应,所以可做可不做的变更,坚决不做。
(3)事先制定变更管理的程序。变更一定要严格按程序进行,防止变更失去控制。
(4)变更宜早不宜晚。越是在项目早期,项目变更的代价就越小。随着项目工作的开展,项目变更的代价就会越来越大。通常,在项目接近完工时,不能再进行变更。
(5)变更宜小不宜大。项目工作计划可以变,通常也必须变,但是项目基准计划最好不变。
(6)与相关方充分沟通。必须征求重要项目相关方的意见,获得他们对变更的支持,特别是那些将要执行变更的相关方,以及会受变更影响的相关方。
(7)对变更的后果做综合评价。不仅要评价变更的直接后果,而且要评价变更的间接后果;不仅要评价变更对某个局部的影响,而且要评价变更对项目全局的影响;不仅要评价变更的近期影响,而且要评价变更的远期影响。
(8)对变更作后评价。在变更被批准和执行之后,一定要评价变更是否达到了预期的效果,一定要总结与变更有关的经验教训。
为什么要进行项目变更?可以是为了纠正项目计划中的错误;也可以是为了适应外界情况的变化,以便抓住外界的某个机会或回避外界的某个威胁;还可以是为了增加价值(如实施价值工程,提高产品的性价比)。
例如,项目产品的功能