工作效率高的PM们都知道，时间是一项限制因素，而且任何工作产出的最终成果，都会受到最稀有资源的制约。在我们称之为“工作成就”的生产程序里，最稀有的资源就是时间。但人们却往往最不善于管理自己的时间。
作为一个分秒必争的PM，你的时间都去哪儿了?如何做好自己的时间分配呢?
第一步：记录其时间耗用的实际情形
事实上，许多高效率的pm都经常保持这样的一份时间记录，每月定期拿出来检讨。至少，这些pm往往以连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本，便能自行检讨了。
半年之后，你就会发现自己的时间耗用得很乱，浪费在种种无谓的小事上。经过练习，你在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒，才能避免再回到浪费的状态上去。
第二步：做有系统的时间管理
我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步，可以试问自己下列三个问题。
1.首先要找出什么事根本不必做，这些事做了也完全是浪费时间，无助于成果。
将时间记录拿出来，逐项逐项地问：“这件事如果不做，会有什么后果?”如果认为“不会有任何影响”，那么这件事便该立刻取消。
然而许多大忙人，天天在做一些自己觉得难以割舍的事，比如参加酒局、重复开会、写各种无意义的报表PPT之类，不知占去了多少有效的工作时间。其实，对付这类事情，只要审度一下对于项目有无贡献，对于本人有无贡献，或是对于对方的组织有无贡献。如果都没有，只要谢绝就得了。
2.第二个该问的问题是：时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?
只要翻阅一下时间记录，你就能立刻发现自己的时间大部分都用在不必要的事上了，而对于确属重要的事、自己希望做的事和已经承诺过的事，却没有时间来处理。如果你真想高效工作，只要将可由别人做的事交给别人即可。
3.还有一项时间浪费的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者是否了浪费别人的时间?
这种现象并不明显，但有一个简单方法可以诊断出来：去问问你的下属。
这时你要放低姿态，并且诚恳地问你的下属：“请你回想一下，我常做哪些浪费你的时间而又不不利于项目交付的事情?”问这样的问题，而且问得对方敢说真心话，才算是一次有效的上下沟通。。
许多项目经理都意识到了自己做的哪些事情会浪费别人的时间，然而他们却不敢面对这个问题。他们怕因小失大，造成错误。殊不知即使有了错误，也能很快弥补。
事实上，一个项目经理大刀阔斧减少不必要的工作，绝不会有太大的风险。当你能够大量削减不必要的和非生产性的工作时，你的项目进度自然就有了保障。