早前PMI总裁兼CEO Mark A. Langley在香港接受专访指,企业项目未能达到预期效果的原因有很多种,但主要是未能适应转变,包括:企业策略(发展优先事项和目标)改变,以至市场、客户需求转变等。Langley认为管理、领导和应对市场的才能,对项目经理而言缺一不可。当然也可以是很实质性的财务上问题,例如08至09年间有金融海啸,企业的优先事项并非扩展业务,而是保留手上资源以应对金融海啸。
美国项目管理协会(PMI)发表《2016 Pulse of the Profession》(《2016行业脉搏》)报告,研究不同国家及地区的企业在项目管理(Project Management)上的表现,发现跟前一调查年度相比,能够达到当初项目目标、企业计划及于预算之内完成的企业项目数字减少,愈来愈多的企业项目表现不似预期甚至最终失败,导致企业出现损失。
一、可令企业减少浪费项目预算
Langley又指,有效的项目管理,可令企业减少浪费项目预算。
项目管理的效率高与低,分野在于:
1、项目管理人员有否优良的项目管理技巧;
2、公司上下对项目是否支持:“公司上下均支持和配合项目管理团队,也明白他们的工作和标准;”
3、对外围环境转变是否敏感:“这也是风险管理的一环,当有些事情出现,你有否预计到项目可能会出现问题,并预备好应对方法以拨乱反正。”
“变幻原是永恒”不止是已故知名填词人黄霑的名句,放诸四海也皆准。
Langley认为关键在于项目管理负责人(或是项目经理-Project Manager)能否意识到改变,以及每一项改变对项目构成的影响及如何应对。而影响亦不一定是负面。
PMI香港分会主席何萧素娴表示:
例如现在有电动车,当中牵涉到高科技如充电装置、商场停车场等不同单位的工作,若保险公司要订一项目针对电动车市场,推出相关的政策和服务,不可能要求对方待自己的项目做好才兴建充电装置。
由于一切同步进行,故项目负责人须适应市场上不同相关范畴的工作和步伐。又如基建历时多年,中间可能会经过多届政府和议会,他们以至社会大众或支持或反对。你可预测(一切可能出现的问题),但不能准确计算得到。
何萧素娴说:“何谓专案?就是有明确的开始、结束时候和目标,必然是用来成就公司想做到的事。”
报告亦提到,要提升项目表现,关键之一是将管理目光超越技术层面。Langley特别提到一种“Talent Triangle”,认为项目管理专才应结合3种管理才能:
1、技术性技能:包括时间和项目预算上的管理;
2、领导才能:包括谈判、沟通、解决纠纷、提出解决方法的能力;
3、适应能力:也就是Langley多番强调的。”适应公司策略、理解公司运作和跟客户之间的关系及客户需求改变。你要有这些商业触觉。“
报告又显示,中国企业在项目管理上的表现,平均优于全球,“中国每投放10亿美元,9,900万会浪费掉,同一数字全球而言却是1.22亿美元。”
Langley认为,这可能是由于中国企业以至社会近年更注意到项目管理的重要性,“大约10至12