项目管理资源网

您的位置:项目管理资源网 >> PM 百科

如何发挥项目管理软件的作用?

2019/4/9 10:37:14 |  188次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

新型的项目管理程序会专注在提供十分优秀的功能,是一次又一次的你确需要和想要去用的,把那些系统膨涨的功能拿走,多数人就无需要去用了。其它的工具就保留着大量可修改,和在公司中可灵活使用的功能。你知道你的项目管理软件有多好吗?我猜你会觉得你知道了所有的功能,但现实中普遍的项目经理,只用上了少半工具中所给予的功能。知道如何使用你项目管理软件的所有功能,会让你更容易的去安排你的项目。

无论你现时的工具是怎样,我猜在选单的对象中仍然有些加载的功能,是你从未曾点击过的! 这些窍门会帮助你,更快的制定你的计划,和帮助你能真正飞越你的项目管理任务!

  1. 更新人力资源日程

  资源日程展示出你人力资源的标准(预载)工时,就如9am到5pm,星期一到星期五。它们亦会顾及假期的非工作时间,如春节假期。

  当你在执行项目资源计划时,很重要的是要把非工作时间也考虑进去,所以更新人力资源日程是精粹。你需要考虑到并非每个人都像你一样的地方假期,特别是如果你在国际性或者分散性的团队中。用你的人力资源日程去制定国家性的专门假期,这会帮助你能避免,在他们正常不在办公室时,分配任何工作给海外的人力资源。

  如果你喜欢,让你的人力资源能接触去管理他们自己的日程。这样的好处是他们能把他们自己的放假时间加进去,并且帮助你作项目安排。

  2. 使用提醒

  当有事发生时,项目管理软件可以电邮提醒给你。很多人很担心的是这种「公众媒体」功能上会有数据超载,或者是他们不能控制接收数据的数量。当然,这是不正确的,你可以把关上的提醒打开,这样你就可以巧妙地控制你所发出的数据了。

  提醒可以制定来告诉你,任务已经完成、刚开始或者是超时了。自定义适合你需要的提醒,比一起避开它们更好。

  3. 个性化屏幕

  改变颜色、加上你公司的标志或者上载你项目团队成员的照片,很多项目经理并不意识到,当要作个性化时,他们网上项目管理软件是可以如何的灵活。

  项目团队个性化的经验,通常都只会变得更好!有趣的是,看到你的同事在他们评论的对象旁弹出一幅图像。当你可以看到和你说话的是谁,这让协作的努力看来会少些困难!

  4. 创建网上活页夹

  文件储存是任何项目信息策略中很重要的部份,你需要在一瞬间就能把文件找出来,这意味着要创建一个适合你的存盘系统,建立活页夹,并善用它们。

  用样要善用预载的活页夹,例如,收件夹(out-of- the-boxfolders)可以自动设定来储存,你在系统中建立的文件副本,很好的例子是以一个文件来储存所有你的项目报表,而并非是储存项目进度信息的报表,或者是在一个与该月完成了的工作的活页夹中,为所有你的报表建立起活页夹。然后如果你再不需把它们找出来,这就容易了—它们所有都可以放在一个地方。在你系统中自动执行的好处,是你甚么都不用做,就能移动报表!

  5. 工作及汇报

  你是否知道,你可以在背后作报表的吗?你不需要盯着屏幕,去等候你的报表过程。当产生报表通常是甚为实时的,如果你要从一个大型项目中抽出数据来,或者要求系统送回很多行复杂信息,这要用上好一会。

  当你报表运作中,并很着要做一些工作时,从屏幕中浏览,你会注意到,当你的报表完成后,你就可以继续做了。

  

   6. 学会有关功能带

  功能带是一套在屏幕顶端的图示,你是否知道所有它们是做甚么的吗?我不知道—在某些程

序,我知道所有它们是做甚么的,但在另一些我并不经常用的程序(如微软Excel),某些十分复杂的功能避开了我,同时我并不了解那些描述意味着甚么。

  花些时间去浏览功能带,并看看所有图示是做甚么的。我能保证你会发现有些你不知道现存的东西,并且在你的工作中你会发觉是很有用的!

  如果你的屏幕看来是太繁忙了,同时你想你的项目信息有更多的空间(如果你是在一个细小的屏幕,这会十分有用),你亦可以缩少功能带。

7. 分享

  你的项目管理软件并不只是为你所用,有一个很大的可能性,根据你所用的工具,你可以和任何人分享数据。用选项来作内部分享,意味着你可以准许他们接触你项目的文文件(有你的准许),简单的以他们的电邮地址。分享你的报表、预算信息、时间表、文件和资源分配,这些当与顾问或其他第三方一起工作时,可以是十分重要的。


    项目经理胜任力免费测评PMQ上线啦!快来测测你排多少名吧~

    http://www.leadge.com/pmqhd/index.html

“项目管理生根计划”
企业项目经理能力培养和落地发展方案下载>>

分享道


网站文章版权归原作者所有,如有认为侵权请联系我们,将于1个工作日内作出处理!
网友评论【 发表评论 0条 】
网友评论(共0 条评论)..
验证码: 点击刷新

请您注意护互联网安全的决定》及中华人民共和国其他各项有关法律法规或间接导致的民事或刑事法律责任
·您在项目管理资源网新闻评论发表的作品,项目管理资源网有权在网站内保留、转载、引用或者删除
·参与本评论即表明您已经阅读并接受上述条款