文档是迄今为止企业运营中被证实行之有效的一种信息载体。作为有效的信息载体，基本上企业的所有信息都以文档的方式来保存，传播。所以，企业运营中各过程和结果都需要各种文档进行支持，文档被用来记录每项业务工作进行的相关信息。
随着企业的发展，企业组织过程资产的持续积累是个客观的过程，因此，作为知识经验库的重要组成部分，项目文档管理的规范化是每个企业迟早需要进行的必要工作。项目管理作为企业业务运营推进的一种方式也不例外。
1．项目文档生命期
文档作为一种信息承载物，有其自己的生命期。同理亦然，项目文档也有自己的生命期。项目文档生命期的始终贯穿于项目文档管理的运营各环节。
2．科学的文档设计
一个项目文档的产生不是任何人凭空想象的结果。在文档产生意向阶段，项目的各干系人根据自己对项目的理解要求，在现有文档模板库满足不了自身需求的基础上，产生文档的设计编写意向。项目文档设计编写的目的是为了满足项目涉及到的各干系人的需求。
项目经理汇总各干系人的需求及意见进行项目文档的设计编写，在正式进入文档审批阶段之前，项目经理应该与相关干系人对设计编写的文档达成相关一致。
3．严谨的文档审批
设计编写完成的项目文档需要经过相关干系人严谨的审批。审批者根据公司规定及项目现状，可能是公司专门的职能领导，职能部门或者由项目涉及到的双方共同组成的相关审批委员会。
严谨的审批是指项目文档的审批应该具有规范的审批流程制度，以保证审批结果的严肃性。
4. 正式的文档发布
项目文档通过审批后应该由项目经理对项目团队内外进行正式发布。
正式发布的目的是对发布的文档正式定义授权，对相关干系人广而告之。项目文档的正式发布，标志着项目文档正式进入文档的流转阶段。发布的项目文档进入项目文档模板库，同时，进入企业组织过程资产的文档库。
5. 流程化的文档收集汇总整理
本阶段是项目文档的流转阶段，文档生命期的绝大部分时间在此阶段展开，文档的自身功能也主要在此阶段发挥作用。
项目文档的收集、汇总、整理、分发是一个纷繁的持续过程。项目团队应该根据具体项目特点，制定具体的沟通流程制度对项目文档的有序流转进行保证。
6. 系统的项目文档归档
项目完成后，项目经理应该组织项目团队，根据公司知识经验库的要求及项目的具体特点对项目所有文档进行系统的筛选、分类、整理，最后统一归档。
一个科学有效的项目归档不仅是对整体项目的完备的总结，更重要的是，更应该给公司相关业务的拓展提供宝贵的经验教训。项目的最后归档应该汇总进企业组织过程资产的知识经验库。
7．项目文档的持续改进
项目文档与项目管理一样，需要在持续不断地改进中来完善自身，发展自身。只有这样，项目文档才能在生命期内更好的满足不同项目干系人的不同需求。
项目管理流程化，文档化是科学项目管理的标志之一。项目文档管理规范化需要企业制订项目文档的统一标准。项目文档具有统一的标准，对于项目文档管理中各环节的运营都具有重要的意义。项目文档归档后将转化为企业组织过程资产知识经验库的重要组成部分。项目文档有效的设计，审批，发布，收集，汇总，整理，归档，持续改进是项目文档管理运营的必然环节。