随着公司规模的扩大，项目业务变得越来越复杂，任务就会变得越来越让项目经理承受更多的负担，难以持续下去。比如电子邮件、会议、即时消息，非正式的沟通等等，管理这些大量的任务请求是需要耗费大量的时间。日常工作中，面对需要处理、优先级排序以及跟踪手头上的任务，每个人可能都需要付出很多努力，特别是在项目中，各种各样的任务会通过各种渠道送到项目经理的手上。
所以下面提供的这些建议可以帮助项目经理为即将到来的工作带来秩序性的安排，可以帮助项目经理在重大项目上节省出更多的时间，同时也可以确定在接下来的工作中有的放矢，避免浪费时间在不重要的工作上面。
1、所有任务请求必须以正式的方式提交
即使是在会议中讨论了一个新的项目，然后再喝咖啡的非正式时间里提到，或者通过电子邮件讨论，但如果没有采取正式的方式提交任务，那这些任务就只能是处于讨论的状态，不会有任何进展和实质性的内容。
项目经理要和团队达成一致，列出可以接收的任务类型以及完成任务所需要的信息，形成一个正式的工作请求流程，然后确保内外部各利益相关者都了解这个新的流程，并确切的知道在什么地方查找到相关的请求文档如请求模板或电子流之类的信息。
这样当项目经理坚持采取正式的工作接收流程时，就会知道这个任务的所有细节，从而减少返工和对任务的猜测，此外，还可以知道谁有什么样的问题，或者可以找谁澄清。
2、将所有传入的任务请求保存在一个可访问的固定位置
所有新的任务请求应该自动存放在一个中心位置，可以使网盘、网页或者一个项目管理系统中，这样可以方便所有和任务相关的人都可以在文件夹中找到相应的任务优先级和当前的任务状态。
当与所有的任务信息都保存在同一个地方的时候，就可以避免相关的想了解任务的人从分散的电子邮件或不同格式的留言中或电子表格中去查找，这样也可以避免任何信息被遗漏或丢失。
而且也很容易找到到底是谁在负责每个任务的请求和状态，任何重复的任务也可以轻松的识别出来从列表中清除。
3、对接收的任务进行整理归档
项目经理在完成一个任务之后并准备好进行下一个任务时，不需要去重新对所有的任务进行审核，而是根据提交的任务优先级来进行下一步的任务安排。
这样可以避免浪费精力到非重点的工作任务中去，当然，对于任务的重要性排序也是要按照一定的原则来进行整理，否则都是重要的任务，那就失去了进行排序整理归档的意义。
通过这种方式将会始终保持高级别的任务能够被有限处理，也能让团队更加快速的处理单一的任务，因为他们可以确切的看到他们应该关注的工作，而不是靠相互之间的猜测来判断自己的工作的任务是不是最重要的或者需要等待高级别的人来做出决定和指示。
但需要注意的是避免有些任务可能长期被拖延，最终导致原本的低优先级别的任务会由于时间的影响成为高优先级的任务。
4、将接收的任务映射到战略目标
项目经理作为项目管理的责任人，也需要为所有任务的最终结果负责，那么就需要定期举行会议(按周、月或季度)来审查任务是否符合目标要求，并对未来的工作进行规划，根据任务的优先级和资源请求来找出最符合部门和公司战略目标的任务。
这种映射可以将任务与战略目标相关联起来，同时也可以把战略目标作为路标，不断地朝着目标前进，一般情况下，战略目标短期内不会更改，但是任务可能会随着内外部环境的变化而变化，这个时候，就像前面所说的，要
进行定期的审视，更新任务并再次进行战略目标的映射。
5、设置一个责任人进行监控
责任人对于任务的监控要按照一定的原则来进行，和当前项目的交付相关度以及关联性来进行综合判定，通过人工的方式来对提交的任务进行调整，而不是过多的依赖于系统或任务提交者对于任务属性的判断，通过设置责任人可以有效地对任务进行筛选，减少无效任务，同时干预系统带来的误判。
不论是项目中的小组长，项目经理还是部门负责人，一定要有一个人对以正式方式提交的任务请求来进行优先级设置，用以保持项目交付团队在任务处理方面的一致性，这是至关重要的一个环节，这样可以避免任务出现冲突或混乱的情况出现。