你知道你的项目管理软件有多好吗?我猜你会觉得你知道了所有的功能，但现实中普遍的项目经理，只用上了少半工具中所给予的功能。知道如何使用你项目管理软件的所有功能，会让你更容易的去安排你的项目。
新型的项目管理程序会专注在提供十分优秀的功能，是一次又一次的你确需要和想要去用的，把那些系统膨涨的功能拿走，多数人就无需要去用了。其它的工具就保留着大量可修改，和在公司中可灵活使用的功能。无论你现时的工具是怎样，我猜在选单的对象中仍然有些加载的功能，是你从未曾点击过的!这些窍门会帮助你，更快的制定你的计划，和帮助你能真正飞越你的项目管理任务!
1. 更新人力资源日程
资源日程展示出你人力资源的标准(预载)工时，就如9am到5pm，星期一到星期五。它们亦会顾及假期的非工作时间，如春节假期。
当你在执行项目资源计划时，很重要的是要把非工作时间也考虑进去，所以更新人力资源日程是精粹。你需要考虑到并非每个人都像你一样的地方假期，特别是如果你在国际性或者分散性的团队中。用你的人力资源日程去制定国家性的专门假期，这会帮助你能避免，在他们正常不在办公室时，分配任何工作给海外的人力资源。
如果你喜欢，让你的人力资源能接触去管理他们自己的日程。这样的好处是他们能把他们自己的放假时间加进去，并且帮助你作项目安排。
2. 使用提醒
当有事发生时，项目管理软件可以电邮提醒给你。很多人很担心的是这种「公众媒体」功能上会有数据超载，或者是他们不能控制接收数据的数量。当然，这是不正确的，你可以把关上的提醒打开，这样你就可以巧妙地控制你所发出的数据了。
提醒可以制定来告诉你，任务已经完成、刚开始或者是超时了。自定义适合你需要的提醒，比一起避开它们更好。
3. 个性化屏幕
改变颜色、加上你公司的标志或者上载你项目团队成员的照片，很多项目经理并不意识到，当要作个性化时，他们网上项目管理软件是可以如何的灵活。
项目团队个性化的经验，通常都只会变得更好!有趣的是，看到你的同事在他们评论的对象旁弹出一幅图像。当你可以看到和你说话的是谁，这让协作的努力看来会少些困难!
4. 创建网上活页夹
文件储存是任何项目信息策略中很重要的部份，你需要在一瞬间就能把文件找出来，这意味着要创建一个适合你的存盘系统，建立活页夹，并善用它们。
用样要善用预载的活页夹，例如，收件夹(out-of- the-boxfolders)可以自动设定来储存，你在系统中建立的文件副本，很好的例子是以一个文件来储存所有你的项目报表，而并非是储存项目进度信息的报表，或者是在一个与该月完成了的工作的活页夹中，为所有你的报表建立起活页夹。然后如果你再不需把它们找出来，这就容易了—它们所有都可以放在一个地方。在你系统中自动执行的好处，是你甚么都不用做，就能移动报表!
5. 工作及汇报
你是否知道，你可以在背后作报表的吗?你不需要盯着屏幕，去等候你的报表过程。当产生报表通常是甚为实时的，如果你要从一个大型项目中抽出数据来，或者要求系统送回很多行复杂信息，这要用上好一会。
当你报表运作中，并很着要做一些工作时，从屏幕中浏览，你会注意到，当你的报表完成后，你就可以继续做了。
6. 分享
你的项目管理软件并不只是为你所用，有一个很大的可能性，根据你所用的工具，你可以和任何人分享数据。用选项来作内
部分享，意味着你可以准许他们接触你项目的文文件(有你的准许)，简单的以他们的电邮地址。分享你的报表、预算信息、时间表、文件和资源分配，这些当与顾问或其他第三方一起工作时，可以是十分重要的。
7. 学会有关功能带
功能带是一套在屏幕顶端的图示，你是否知道所有它们是做甚么的吗?我不知道—在某些程序，我知道所有它们是做甚么的，但在另一些我并不经常用的程序(如微软Excel)，某些十分复杂的功能避开了我，同时我并不了解那些描述意味着甚么。
花些时间去浏览功能带，并看看所有图示是做甚么的。我能保证你会发现有些你不知道现存的东西，并且在你的工作中你会发觉是很有用的!
如果你的屏幕看来是太繁忙了，同时你想你的项目信息有更多的空间(如果你是在一个细小的屏幕，这会十分有用)，你亦可以缩少功能带。