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项目经理如何管控项目交付范围?

2018/1/18 12:57:39 |  255次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

  没有哪个项目的范围是不变的,只是变化的大小和程度不同而已,控制项目的交付范围,意味这项目的交付范围变化可控。一个项目确定了进度、成本和质量,那么就意味这这个项目的范围确定下来了,控制好项目的交付范围,就意味这你在进度、成本和质量这三者之间取得了平衡,你的项目也就成功了一半。

  如何控制项目范围的变化,你只要记住这三点就够了。首先是确保你要知道项目的交付范围有哪些;其次是训练你的团队,让他们识别和管理这些范围的变化,最后是沟通。

  1、了解项目的交付范围

  第一点就是要知道项目的交付范围有哪些,不仅仅项目经理要知道项目的交付范围,项目团队也要了解,项目的利益相关者也要了解,你的客户也必须要知道项目的交付范围。

  有许多不同的方式对项目的交付范围进行沟通,项目范围来源于工作说明、商务合同,有时候你通过项目开通会向项目团队以及利益相关者介绍项目范围,但是,仅仅在项目启动阶段介绍一次是不够的,你必须保持每周都要对项目的交付范围进行宣传。

  你的项目范围是指,一旦你的项目开始,短期内,人们要知道他们需要做什么,或者他们的职权范围是什么,他们开始考虑如何去完成这些工作。

  实际上作为项目经理你已经开始管理项目范围,你需要不断的向你的项目团队重申项目交付范围,也需要向各个利益相关者、最终用户来重申,这是非常重要的一件事。

  你可以采取不同的方式来进行重申项目交付范围,如一对一的沟通,发送项目进展周报等。

  2、深化团队专业水平

  下一步就是要对你的团队成员进行训练,你不要尝试去控制你的团队成员去和项目客户之间的沟通。你必须要培养你的团队能够识别和理解你的范围,并且知道何时发生了变化。

  你要培养团队成员在完成项目任务时的警觉性,团队成员每天都需要和客户进行沟通和交流,他们需要清楚的知道项目的交付范围是什么,这样他们就能大致得出一个范围的推论。

  当客户进行微妙的暗示,我现在真的喜欢这样的颜色,这样更改可能更好一些的时候,你的团队成员就知道应不应该接受更改。

  如果你的项目成员不能正确的识别项目交付范围的变更,那么可能增加5分钟的工作量,带来的是需要3天的测试或者返工。如果一个项目有十来个5分钟的变更,那么整个项目团队测试的工作量会成指数倍增。

  了解交付范围的重要点在于他们应该能够知道从A点到B点,再从B点到C点,最后到达目的地。但是在从B点到C点的过程中,可能客户插入进来需要帮个小忙,那么我们就去了D点,这样整个项目就偏离了最初的C点,无法到达最终的目的地。

  所以训练真的很重要,你如何将让你的团队成员识别潜在的范围变化,并且如何有效的管理客户。当客户提出变化时,他们只是简单的对客户说,相信我能做好。

  如果确实有大的变化,团队成员可以把需求拿回来,然后和项目经理进行沟通,如果项目经理无法确定,可以提交到项目管理团队进行沟通,来获得承认并确定范围的变化。

  3、沟通交流

  最后一个因素是沟通,沟通作为一个项目经理的主要工作,你要和你的团队成员沟通,和项目的利益相关者沟通,你要和客户沟通。

  你的工作就是通过沟通项目的交付范围,看项目范围是否存在潜在的变化。不论是项目范围是扩大还是缩小,你都需要进行管理和控制,因为作为一个项目经理需要对项目交付范围负责。

  所以上面的三个快速提示是关于如何维护和管理你的项目范

围变化的。首先确保你的项目团队、项目利益相关者和客户每个人都知道项目范围是什么,并在项目的整个生命周期期间不断的去强化它。

  其次确保你的项目团队知道如何识别项目范围的变化,并且能够如何正确的应对客户提出的变化要求而不是直接说“不”,或者把客户的需求传达给项目经理。

  最后是通过沟通来管理项目的预期。你作为一个项目经理,要确保不断的进行沟通来对你的项目范围进行管理。这个项目要达成一个什么目标,提供一个什么样的产品,是什么的重要组成部分。


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