(1)建立共享资源库
①对所有项目资源可支配性进行检查,预留设备以备特定项目未来之需,从而避免项目延迟成本。 ②组织建立一套动态多项目优先级系统,以便有效地在不同优先级、资源要求、和风险的多个项目中进行资源分配和进度安排。同时应能容纳新项目,在项目工作结束时立刻对资源进行重新分配。 ③设立小型项目管理中心(总经理牵头,由经验丰富的项目经理兼任)对资源和进度采用“先到先得”服务规则,产生一种项目排序系统。 ④由于IT企业强调技术、管理与人的高度集成,还有企业外部环境的多边性,因而没有必要把所有的系统都规划好,可以采取“有点及面,循序渐进”的方法。
(2)业务外包,虚拟管理,扩大资源
项目经理调度、安排、管理的主要资源有人员、软硬件设施和资金,其中人员是最明显重要的项目资源,软硬件设施往往是导致项目延迟的原因。而IT企业多是部分付款,容易使项目资金供应短缺,通常的做法是从人力资源用量上进行限制,但这从根本上解决不了资源紧张问题。企业通过业务外包或组织战略联盟的方式可以有效缓解这一需求矛盾:这种虚拟的目的是实现技术、管理和销售等功能的延生扩大,并将这些功能的载体与企业进行整合,将诸如设计开发、员工培训等环节实行虚拟化管理,以节省开支,扩大项目资源来源,缩小受资源制约的瓶颈。但也不是企业所有的环节可以虚拟,一般企业需要保留核心竞争优势的战略环节,确保在虚拟经营中不被协作者左右或影响。
(3)设置资源缓冲,减少资源冲突
多数项目经理在进度计划安排时需要考虑优先级矩阵来决定项目的分类:是时间受限型项目还是资源受限型项目。但一般企业在评估项目可行性时就考虑了企业自身条件,因而多面对的是时间受限性项目,这意味着项目时间长度固定,资源是灵活的,主要精力应集中在资源利用率上。
对于资源受限型项目,埃里亚胡•戈德拉特(Eliyahu Goldratt)就发明了“关键链”
(critical-chain)方法对项目的时差进行管理。他建议在进度计划中插入“时间缓冲”确保项目任务完成时间超过50/50估计时,项目能按时完成。类似我们可以在时间受限型项目中,引入“资源缓冲”,对所有项目资源使用情况进行监控,并根据任务完工程度与缓冲消耗程度的比值对资源的使用权进行合理分配。
另外在多项目管理活动中,尽量错开项目间在同一时间对资源和开发人员争夺的有效的方法是利用时差来延迟非关键活动以降低资源峰值需求并填补波谷,从而让关键资源(多项目资源集合的交集)保持非过载状态。但减小时差将导致灵活性变差,增加延误项目的风险,一般会采取增加资源或确定项目资源优先使用级的途径来解决。前者如没有扩大资源措施一般不太可能,因为它增加了项目成本。后者作为下策虽然保证了成本,但不可避免地影响到项目的工期。因而利用减小时差方法来减小资源冲突,也要在实际环境中对资源成本和项目时间进行权衡。
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文章来源:中国项目管理资源网
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