我想起以前有一位公司领导在课后对我感慨地说:做项目要注意计划、注意沟通,我对他们说过无数遍,他们只会嗯嗯嗯的点头,没往心里去。这回让他们在课堂上当众失败一次,从他们的总结发言来看,他们真的被触动了。
对于所学习的项目管理方法,也有人在课堂上提出困惑、疑问甚至挑战。比如,有人在课堂上问:“项目在后期变化很多,所以在项目最前期做详细分解有意义吗?还不如只做一个比较粗略的计划,这样在后期发生变化时,就不需要对计划做太大的调整。”
我非常欢迎学员们提出这样的疑问、甚至是挑战,因为这说明他们在课堂上用心听进去了、联系思考了。对于这个问题,我在很多其他公司也被问及过,如果不能让他们信服这部分内容的正确性,课后就不会去行动。
而能否做出一个有价值的回答,直接考验一位讲师在三大方面是否有准备:1)在项目管理方面的广泛积累。他们的问题不可能是百年一遇的,在其他公司其实全都发生过,都有应对和解决的经验和教训。2)对项目管理方法体系的深刻理解,知其然且知其所以然。3)个人丰富的经验。甚至有时候必须是自己亲身经历过,才能理解这个问题蕴含的两难困境。
对于前面提到的那个工作分解的问题,我用对比的方式让学员们看着实例来分析:做了详细分解和只有一个粗略的分解,在项目的前、中、后期在管理上有巨大的不同。如果只有粗略的分解,则项目经理和其他人员对项目的全过程只有一个模糊的认识,所以无法准确的估计和分配人力资源,对风险的估计只能靠不可靠的感觉和经验;项目成员和其他配合人员对任务的理解可能会有偏差,责任不落实,而且很难让任务承担者产生紧迫感;如果检查的各个任务时间间隔太长,项目过程的可控性就大大降低下来;项目发生种种变化时,拥有一个详细的工作分解,能够让我们的分析和决策更正确,沟通协调也更有说服力。所以,工作分解真正的意义并不在于以后计划调整的工作量大小,而在于给整个项目过程提供了一个管理的基础。因为它实在太重要了,所以即使让我们多花半天、一天的时间来完善它,也是值得的。
最后,学员即使还有疑虑, 也会被随后展示的实际例子所打消:某公司的WBS从粗到细经历了几年时间的摸索过程,不同版本的做法各有利弊,最终以模板、制度和培训把对公司最有利的做法固化下来了,这样他们做计划所花的时间跟同行企业其实是差不多的,而他们的项目效率比同行要高很多。
3.5 启发感悟与微信群分享
第一天培训结束,我们布置了“家庭作业”,每位学员都要完成:在微信群里分享培训的心得体会,要求联系自己的实际项目和个人情况做分析,有实际事例更好。参加培训的每一位学员和公司领导都加入了这个培训微信群。
从六点钟左右开始群里就开始贴作业,估计有的同学在回家的公交车上就开始写了,最后一份作业是凌晨1点多发出来的。大家分享的内容主要有这几种形式:
提及自己感触最深的几项项目管理方法或技巧,联系分析自己工作中的实际情况,有的还有提出改进措施。
联系自己的一个亲身经历, 可能是一个项目案例, 分析其中某个做法的优劣, 点出启发。
根据本小组项目游戏中的表现和成败,分析各个项目管理的要点,对项目结果的影响,有的同学进一步联系到工作中相同的管理要点。
对于比较有价值的分享内容,我都做了点评和推荐,让其他的同学不要仅仅关心提交自己的感悟和启发,也应思考别人分享的收获,以便自己能得到更大程度的提高。冯总也做了点评,他表扬了几个分析的比较深刻的员