期相关。在概念和可行性阶段，应召开更多的计划会议，以便在原则上就最终目标和达到这些目标的方法达成共识。在这一阶段，客户的需求要得到充分满足。但是，概念一旦被最后确定，团队成员便进行详细设计，实施计划和开发产品， 会议的数量要减少。然而，状态/评审会议的频率可能在实施计划、开发产品和项目接近收尾时增加，因为此时有许多事情需要协调。通常，评审会议有益于在项目实施和后期工作中避免使用过多的时间和资源。
下面是一些减少会议数量的实用指南。在召集会议之前，项目经理应先回答下面问题：
需要召开会议的主要事项(问题或机会)是什么?
引起问题的事实或假定是什么?可能的机遇是什么?
潜在的备选方案是什么?他们的成本和收益如何?
可以给与会者提供什么样的建议来处理眼前的问题?
如果不召集会议，可能的结果会怎样?
回答上述问题，可能使你意识到根本就没有必要召开会议。
六、如何管理项目会议
管理会议，是一项很重要的管理功能。
这包括计划、组织、指导和控制。一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈，提供了一种集体解决项目问题和获得机遇的方式。会议主持人通过计划、主持和引领会议，创造适当的团队气氛。他/她必须明确对会议的期望。
依据项目要达到的目标，主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。如果主持人在会上讲得过多，会议可能会低效。主持人的影响取决于与会者对他/她要达到会议目标努力的认可度和他/她帮助与会者达到这些目标的技能和效率。
会议可能是低效的或完全是浪费时间的，特别是在项目经理犯下面一些常见的错误时：
召集太多或太少的会议；
在会前忽视分发会议日程；
没能邀请有决策权的管理人员；
没能与在会上做主要发言的人员协调；
在琐碎的事情上花费太多的时间；
没能将活动任务分配给具体人员。
项目会议是否成功依赖干各种不同因素。这包括会议类型(严肃的还是自由的)、会议形式(正式的还是非正式的)、提前计划的程度和主持人表现的权力水平。项目经理必须意识到达些因素，并恰当地利用这些因素，以便有效地管理会议。
面就如何有效管理会议提供一些实用性指南。
充分计划和良好管理的项目会议，可能会非常富有成效。就像下面将要讨论的那样，有效的会议管理发生在会议之前、会议期间和会议之后。
(1) 会议前
按前面所论述的问答程序，决定会议是否确实需要。如需要，那么就要：
确定会议目标，要把项目进展或状态评审会议与问题解决会议分开举行；
为会议讨论设定基本规则；
确定谁确实要参加，并只邀请这些人员；
尽早通知与会者会议的目标、地点和时间；
事先分发会议日程；
列出要在会上涉及到的事项，并预演会上的发言；
按时开始和结束会议。
(2)会议期间
为了使会议尽量简短，且富有成效，项目经理应做到以下几点：
制定具体时间限制，并坚持这一时限；
会议一开始，就要明确会议的具体目标；
多从与会者处了解情况(听应多于讲)；
使会议按日程进行，防止与会者“跑题”；
利用直观教具帮助说明你的观点，鼓励其他与会者效仿；
就是否达成一致意见或仍然存在分歧，定时总结讨论结果；
当工作需要进一步完成时，将工作分配给团队成员。
(3)会议后
当然，绝大多数工作要在会议之外完成。因此，要跟踪团队成员所分配的工作和分发准确的会议记录，并在下次会议上使用会议记录，检查工作结果。
要保留会议记录，特别是项目计划、组织和评估会议的记录。这些记录要简洁、清楚和具体。会议记录可以包括下面内容：
下次会议的时间、地点和说明；
这次会议的时间和地点，与会者名单及其在项目中担任的角色；
讨论的会议事项；
已达成一致的决定和需要进一步研究的问题；
活动事项和负责跟踪及在下一次会议上向团队汇报的人员。