项目管理资源网

您的位置:项目管理资源网 >> 首页

PM要懂的会议技巧,别说你忙成狗!

2019/6/19 9:15:14 |  937次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

员一般包括全部或部分项目团队成员、客户和来自高层的项目负责人。项目状态/评审会议应定期召开。例如,内部项目状态/评审会议可每周召开一次。与客户进行的项目状态/评审会议可长一些,如每月或每季度召开一次。这应根据项目的持续时间和合同要求而定。

项目状态/评审会议的主要目的是

介绍项目进展情况;

项目是否偏离进度计划,若偏离,应采取什么样的措施;

说明造成进度偏离计划的原因和如何在今后的工作中防止偏差;

汇报在项目执行中发现的问题及潜在的问题,如何解决所发现的问题及如何防止潜在的问题发生;

应引起客户或项目负责人注意的事项,如客户可能尚未签署某一文件等。

在项目状态/评审会议上,需要讨论的主题有:

自上次会议以来所完成的工作,明确已实现的关键项目里程碑。

项目成本、进度和范围情况:

进展情况:将工作完成情况与基准计划加以比较,工作完成情况必须是最新的;

预测:根据目前的进展情况和需要完成的项目任务,预测项目完工日期和项目完工成本,并将它们与项目目标和基准计划进行比较;

差异:明确项目成本和进度的实际情况与基准计划的差异,差异可能是正的—如提前完成计划,也可能是负的—如没能按时完成计划或超过预算,要找出造成负面差异的问题。

纠正措施:有些情况下,可以在项目状态/评审会上提出纠正措施以获得客户或管理层的批准,如获得加班的授权,以便使项目赶上进度。在另外一些情况下,项目经理要求单独召开解决问题的会议,专门探讨纠正措施。


四、解决问题会议


当项目团队成员在项目中发现问题或潜在问题时,项目经理应根据项目之初设立的准则(根据问题的大小、可能对项目造成的影响等)来决定是否召集相关人员开一个问题解决会议。如需召开,项目经理要决定会议应由哪些人参加。这些问题不应等到下一次项目状态/评审会议解决。尽早地发现和解决问题对于项目的成功非常关键。

解决问题会议的内容主要涉及采用一个好的解决问题的方法。

解决问题的方法包括以下几个步骤:

描述问题;

找出并确定产生问题的原因;

找出可能解决的方案;

评价各个可行方案;

确定最佳解决方案;

修订项目计划,要注意解决;

方案对项目其他领域的影响;

实施解决方案;

确定问题是否得以解决。

除了每一种会议可以达到其特定目的外,通过这些会议,项目经理还可以达到以下目的:

①提供机会改正、更新和增加项目团队的知识,从而制定出更为准确的成本和进度计划及绩效状态报告。

②帮助团队成员识别他们的个人努力方向,如何使他们的个人努力成为实现项目目标的一部分,并了解他们的个人成功将如何增加团队的成功。

③增加团队成员对项目的承诺。当团队成员在会议中参与决策时,他们更有可能接受这些决定,并为之而努力。通常,人们反对某一决定,并非是因为决定内容本身, 而是因为他们没有被征询有关决定的意见。此外,比起个人所做的决定,团队决定更不容易被质疑。木增加团队的凝聚力,使人们感受到项目团队的存在,并确实作为团队一起工作。

④使项目团队意识到,在管理当前项目中,项目领导作用的存在。

⑤在特定环境下,为团队成员提供一个展示他们在解决项目问题时的创造性。

在召开会议之前,项目经理必须要定义会议目标。这些目标要具体、可测量、可实现和以结果为导向。项目经理要明确所有项目团队成员在会议中的角色,甚至轮换这些角色,以便每个成员都有机会得到锻炼和获得主持会议的经验。


五、项目会议的频率


在项目会议的频率与其潜在的利益之间,应保持合理的平衡。会议的频率与项目的生命周

    项目经理胜任力免费测评PMQ上线啦!快来测测你排多少名吧~

    http://www.leadge.com/pmqhd/index.html

“项目管理生根计划”
企业项目经理能力培养和落地发展方案下载>>

分享道


网站文章版权归原作者所有,如有认为侵权请联系我们,将于1个工作日内作出处理!
网友评论【 发表评论 0条 】
网友评论(共0 条评论)..
验证码: 点击刷新

请您注意护互联网安全的决定》及中华人民共和国其他各项有关法律法规或间接导致的民事或刑事法律责任
·您在项目管理资源网新闻评论发表的作品,项目管理资源网有权在网站内保留、转载、引用或者删除
·参与本评论即表明您已经阅读并接受上述条款